La externalización de procesos de negocios o BPO, por las siglas en inglés de Business Process Outsourcing, consiste en la subcontratación de proveedores de servicios que aligeran la carga de trabajo administrativo a las empresas que recurren a esta alternativa para poder dedicar sus funciones enteramente al giro al que se dedican.
Esta práctica, que permite delegar diversas tareas y abaratar costos, puede aprovecharse en varios ámbitos que son indispensables al interior de cualquier compañía, tales como finanzas y contabilidad, recursos humanos, servicio al cliente y gestión de la información, funciones todas ellas que aún cuando se dejan en manos de terceros trabajan a la perfección cuando existe una buena coordinación.
Tal es el caso, por ejemplo, de las labores de cobranza, que suelen ser un verdadero dolor de cabeza para todas aquellas pequeñas y medianas empresas (pymes) emergentes o en vía de consolidación. Esto debido a que para llevar a cabo una estrategia efectiva para recuperar el dinero correspondiente a los adeudos es preciso contar no sólo con la experiencia suficiente y el trato adecuado, sino que, por lo general, implica un buen manejo del material documental que ampara los cobros que pretenden hacerse.
Así, la implementación de tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) facilitan que esta actividad, aunque sea externa, pueda contar con todos los datos necesarios para que sea efectuada, siempre y cuando exista una correcta gestión documental.
¿Por qué vincular cobranza y gestión de la información?
Contar con un archivo ordenado, actualizado en tiempo real, sin documentos duplicados y siempre a la mano son beneficios que programas de software como DocuWare y OnBase otorgan al formar parte de las estrategias de gestión de la información de una organización.
Con herramientas como éstas, se puede tener la certeza de que el BPO de cobranza contratado contará con todos los archivos y datos suficientes para desempeñar su trabajo, a la vez que pueden actualizar el estatus de las cuentas por cobrar según vayan avanzando en la resolución de ellas.
Facturas, reportes y demás documentación puede ser contenida en un mismo lugar aún cuando provengan de fuentes físicas, como recibos impresos y demás papeles pertinentes para la labor de cobranza, por lo que una buena comunicación entre los encargados de ambas tareas puede ser la clave para que el manejo de las dudas de los clientes sea más eficiente y se logren mejores resultados.
En Microformas contamos con diversas soluciones como empresa de gestión documental y digitalización masiva que pueden llevar a tu negocio a la nueva era tecnológica y facilitar sus labores de cobranza y muchas otras que requieren de información interna oportuna y confiable. Contáctanos y permítenos asesorarte. Solicita más información sobre identidad biométrica, automatización RPA, oficina sin papel, onboarding digital con nosotros.
