Deja atrás el manejo manual de información

Podemos ayudarte a implementar un sistema de gestión documental e integrar las diversas áreas y departamentos para facilitar el trabajo colaborativo y aumentar la productividad.

Ponte en contacto ya, y permítenos brindarte una solución de Gestión Documental.

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    Deja atrás el manejo manual de información

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      ¿Qué es un sistema de gestión documental?

      Es un programa diseñado para almacenar la información empresarial, administrar y controlar el flujo de documentos y trabajo dentro de una organización, de modo que documentos, imágenes y todo tipo de información se encuentre digitalizada y centralizada, con el fin de que el personal pueda acceder a ella fácilmente y desde cualquier lugar.

      Empresas, hospitales, instituciones financieras, educativas, gubernamentales, entre otras organizaciones, necesitan gestionar la información de forma eficiente para acelerar el flujo de trabajo, mantener, organizar y compartir los datos cuando se requiera. Por ello, el uso de documentos en papel ha sido desplazado, ya que es una práctica poco eficiente, que presenta riesgo de pérdida, robo o daño y es poco amigable con el medio ambiente.

      Beneficios

      Acceso y gestión de documentos desde la nube y On Premise

      Seguridad

      Al estar en la nube, es posible acceder a la información desde cualquier lugar, lo que permite el trabajo remoto y la disponibilidad de los archivos.

      Protección

      Se puede restringir el acceso al personal a documentos confidenciales.

      Historial de Acciones

      El sistema permite llevar un registro de las acciones que realizan los colaboradores.

      Control de versiones

      El sistema cuenta con un “historial de versiones” lo que permite añadir, eliminar o recuperar información.

      Ahorro

      Al estar en la nube, se soluciona el problema de almacenar físicamente los archivos y la durabilidad de los mismos, al ser documentos digitales no se deterioran.

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      ¿Cómo se implementa un
      sistema de gestión documental?

      1.

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      Definición de la estructura de la información
      Direction Arrows
      2.

      2.

      Índices y usuarios
      Direction Arrows
      3.

      3.

      Fuente de datos
      4a.

      4a.

      Archivo físico > Digitalización
      4b.

      4b.

      Archivos electrónicos > Definición de fuentes y captura
      5.

      5.

      Metadatos e indexación de documentos
      Direction Arrows
      6.

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      Definir comunicación e integraciones con otros sistemas: ERP, CRM…
      Direction Arrows
      7.

      7.

      Diagramar e implementar flujos de trabajo y aprobaciones de procesos productivos de la empresa

      1. Digitalización de documentos

      Si la organización aún cuenta con documentos en formato físico, el primer paso es la digitalización.

      El proceso se lleva a cabo con el uso de un escáner que creará la copia digital del archivo para, posteriormente, almacenarla en una localización central del sistema, de modo que se encuentre disponible cuando se necesite.

      2. Almacenamiento de documentos en la nube

      Almacenar archivos en la nube es la mejor opción para la administración de la información, que permite el acceso remoto, realizar cambios en los archivos en tiempo real y con guardado automático.

      El almacenamiento de la información se efectúa en un sistema de localización central, al que recurrirán los colaboradores cuando requieran recuperar un documento, evitando el uso de discos duros de gran volumen o servidores.

      3. Metadatos y firma electrónica

      Para autentificar y dar veracidad a los archivos digitales se utiliza una serie de metadatos y firma electrónica.

      Partners

      Hyland Onbase está calificado como líder mundial en la entrega de servicios de contenido, lo que permite a las organizaciones alcanzar su máximo potencial a través de la transformación digital. (Enterprise Content Management)
      Desde hace 30 años, DocuWare ofrece su software de gestión documental basado en la nube y la automatización de flujos de trabajo. Puede digitalizar, proteger y trabajar con documentos empresariales, a la vez que optimiza los procesos para impulsar su negocio.
      Fundado en 1981, Grupo Archicentro es una organización líder en el desarrollo de Soluciones de Gestión Documental. Mediante soluciones amigables, inteligentes y a la medida, resolvemos sus problemas para el manejo y administración de la información.

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