Los temas de digitalización y gestión documental se han convertido en aspectos básicos para aquellas empresas que desean aprovechar los beneficios de la tecnología para mejorar la productividad de sus negocios, sin embargo, aún existen dudas respecto a la inversión que se requiere.
Para quienes aún no han logrado visualizar la importancia de implementar un gestor documental, así como herramientas que permitan trabajar con la información en un formato digital, a continuación vamos a explicar cuáles son las pro y contra entre documentos físicos y digitales y cómo impacta en las actividades cotidianas de las empresas y negocios.
Pros documento físico
Son aquellos archivos que están en formato de papel y por sus características ofrece:
- Guardar la información de manera íntegra
- Los archivos no pueden ser modificados o alterados
- Los documentos como contratos o recibos se pueden firmar de puño y letra
- Se pude realizar la consulta de documentos sin tener que recurrir a algún dispositivo tecnológico
Pros documento digital
Son aquellos archivos que están en formato digital por sus características ofrece:
- Mantiene la información segura y protegida en un mismo lugar sin destinar un espacio específico para su resguardo.
- Se pueden firmar electrónicamente sin importar la ubicación de la persona que requiere firmarlos.
- Permite consultar cualquier documento en el momento en el que se necesite desde cualquier dispositivo tecnológico.
Contra documentos físico
- La información puede ser robada o revisada por personal que no está autorizado a acceder a su contenido.
- Los datos puede perderse en caso de accidentes o desastres naturales como inundaciones, temblores o incendios.
- Los archivos pueden deteriorarse con el paso del tiempo ya que el papel es vulnerable ante las inclemencias del tiempo, sobre todo si no tienen un resguardo adecuado.
Contra documento digital
- El archivo puede quedar desactualizado por los avances tecnológicos.
- El documento puede perderse o ser vulnerable si no se cuenta con la seguridad informática actualizada.
Como podrás ver tantos los documentos físicos como los documentos digitales tienen sus propias ventajas y desventajas. Lo recomendable es hacer un balance de las necesidades de la organización para entender cuál es el tipo de documento con el que conviene trabajar.
En este balance se debe considerar el crecimiento de la empresa, su lugar ante la competencia y su futuro, ya que si bien es cierto que por el momento se pueda seguir trabajando de cierta manera, si se quiere tener un crecimiento y que la compañía se adapte a las necesidades del futuro se deberán hacer los cambios necesarios.
En Microformas tenemos las soluciones tecnológicas para mejorar la productividad de tu empresa. Somos especialistas en digitalización de documentos y gestión documental. Si necesitas decirle adiós a los archivos físicos nosotros podemos ayudarte.
