¿Escanear o digitalizar documentos? ¿Qué es mejor?

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En las empresas y negocios es muy común que información que se encuentra en papel como facturas o recibos se tenga que pasar en un formato digital ya sea para archivarlo o porque se tiene que enviar por correo electrónico a algún proveedor o colaborador. Cuando esto sucede lo más práctico es tomar el documento y escanearlo, de esta manera se tendrá la información digital y se podrá enviar.

Pero ¿cómo ayudaría en la automatización de los procesos de la empresa si en lugar de escanear los documentos que se necesitan de manera urgente para resolver una necesidad, se digitalizara toda la información de la empresa y estuviera disponible para su uso?

La digitalización trae muchos beneficios para la empresa. Para entender mejor sobre ellos es importante explicar la diferencia entre escanear un documento o digitalizarlo.

Los escáners son herramientas muy importantes para las actividades administrativas, pero en un nivel más básico ya que un escáner lo que hará es copiar el documento físico y ponerlo en una versión digital asignándole un nombre al archivo, cuando sólo se trata de una hoja el proceso es sencillo y útil, pero si el documento que tiene que escanearse fuera todo un libro el proceso sería muy tardado y no se obtendría una versión exactamente igual a la física ya que sería un compendio de un documento por cada hoja y no un documento integral.

Para lograr un solo documento se tendría que recurrir a la digitalización ya que el resultado final sería una versión digital igual a la de papel.

Este mismo principio aplica para todos los documentos de la empresa, es decir, escanear consiste en pasar hoja por hoja para obtener un archivo digital con un nombre por cada hoja, mientras que la digitalización es el proceso de pasar toda la información en papel a su versión digital con la clasificación adecuada para facilitar su uso, búsqueda y almacenamiento.

Tanto el proceso de escanear como la digitalización tienen sus ventajas, pero si se trata de incluirlo en las actividades diarias de la empresa, digitalizar puede traer más beneficios en cuanto a organización, mejoramiento de la calidad de los documentos, almacenamiento en la nube y disponibilidad del documento en todo momento.

Ahora que conoces la diferencia entre escanear documentos o digitalizarlos, podrás valorar qué es mejor para tu empresa.

En Microformas contamos con el servicio tanto de escaneo como digitalización y podemos ayudarte a seleccionar la opción que mejor se adapte a tus necesidades.

 

Para más información sobre los servicios que tenemos para ti, llámanos al teléfono (55) 1167 6602 o (55) 1167 5200, mándanos un correo a: ventas@microformas.com.mx o escríbenos a través de nuestro formulario de contacto. Con gusto te atenderemos.

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