Digitalización de documentos como solución medioambiental

Digitalización de documentos: solución medioambiental

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Cuidar de nuestro planeta es una necesidad cada vez más apremiante ante un panorama en el que los recursos naturales se ven constantemente amenazados por el crecimiento de las grandes ciudades, el aumento de la población y, en fin, un sinnúmero de factores que deben ponernos en alerta para no seguir afectando a la ecología.

Afortunadamente, si bien la industria también daña el ecosistema, el desarrollo de la tecnología ha permitido, por el contrario, la implementación de medios sustentables. El avance en materia de almacenamiento digital es un ejemplo de ello.

¿Cómo ayuda al ambiente la digitalización de documentos?

No cabe duda de que el guardar documentos en un disco duro es mucho más práctico que tener almacenados miles de papeles en un almacén, pues los beneficios que ofrece son múltiples. Algunos de ellos son:

Ahorro de espacio: en un disco duro que básicamente cabe en la palma de la mano, es posible almacenar todo el acervo documental de un cuarto de archivo. Tan sólo en 5 GB caben alrededor del equivalente a 150 mil páginas tamaño carta apiladas, lo que se traduce en una torre de unos 20 metros de altura. Considerando que un buen hard disk drive (HDD) promedio tiene una capacidad de uno, dos o tres TB, el ahorro de espacio es más que obvio.

Menos desperdicio de papel: una vez que se han digitalizado los documentos físicos, realizar copias de ellos puede hacerse a través de la generación de archivos PDF u otras extensiones sin necesidad de imprimir, salvo en aquellos casos en que sea necesario.

Accesibilidad: en lugar de desperdiciar dinero y ser parte de la cadena de ineficiencia y despilfarro de recursos que implica enviar un papel por servicio postal (trabajo humano, combustible para vehículos, etcétera), con sólo procurar tener los candados de seguridad en documentos delicados estos pueden enviarse prácticamente a cualquier lugar del mundo desde la comodidad de tu escritorio a través de internet.

Gestión de documentos electrónicos: la organización y disponibilidad de documentos es más sencilla gracias a que pueden indexarse fácilmente para tenerlos siempre a mano y al alcance de unos cuantos clicks, evitando tener que generar un sinnúmero de duplicados físicos para tener respaldo de la documentación, pues estará siempre protegida si, aparte, se prevé contar con una copia de seguridad en la nube.

Estas son sólo algunas ventajas del almacenamiento digital respecto al medio ambiente, sin contar otras de carácter práctico como seguridad contra plagas, humedad y catástrofes, trabajo en conjunto, entre otras también bastante útiles.

Si aún no sabes cómo acceder a estos beneficios y necesitas un plan de gestión para tu archivo, en Microformas podemos ayudarte. Contáctanos y permítenos brindarte una asesoría personalizada para lograrlo sin que tengas que preocuparte de cómo hacerlo.

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