OPTIMIZACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO PARA PRODUTOR LIDER DE EDULCORANTES CON DOCUWARE

Problemática

Productor líder de edulcorantes enfrentaba un desafío significativo en su área de cuentas por pagar debido a un proceso de requisiciones manual. Las requisiciones se tenían que realizar en un formato en Excel, imprimirlas, adjuntar cotizaciones de posibles proveedores y enviarlas a su jefe para aprobación. Este procedimiento carecía de control y trazabilidad, lo que complicaba la gestión de las requisiciones y dificultaba el seguimiento durante auditorías. La empresa no podía rastrear eficientemente quién había solicitado un bien o servicio, quién autorizó la compra o cuál era el presupuesto asignado.

La empresa buscaba una solución software que se integrara con su ERP, permitiendo la automatización del proceso de requisiciones y la gestión de su flujo de trabajo.

Solución

Microformas trabajo en la implementación de un software de gestión documental y la automatización de flujos de trabajo con DocuWare. El proyecto inició en 2017 y tuvo una duración de 5 meses para implementar el software y personalizar el flujo de trabajo requerido por el cliente, además de integrarlo con su ERP. La capacitación del equipo de la empresa permitió que al tercer día ya estuvieran utilizando Docuware en sus operaciones diarias.

Descripción del proceso actual

El proceso de requisición ahora se realiza electrónicamente a través del ERP de la empresa. Las requisiciones generadas pasan a Docuware para iniciar el flujo de trabajo correspondiente. El sistema requiere un mínimo de tres cotizaciones de diferentes proveedores y luego se arma la requisición. Posteriormente, pasa al director de finanzas para su aprobación, obteniendo una firma electrónica o sello de los involucrados. Varias tareas se disparan para ciertos procesos. Finalmente, cuando el bien o servicio se otorga al colaborador, se cierra el ciclo. Toda la información desde la solicitud hasta la entrega se centraliza, facilitando el seguimiento y la auditoría.

Resultados

Centralización y Accesibilidad de Información: Todas las requisiciones y aprobaciones se almacenan en un sistema centralizado, accesible para consultas en cualquier momento, lo que facilita las auditorías.

Reducción de Uso de Papel: El proceso automatizado minimiza la necesidad de imprimir documentos, contribuyendo a una operación más ecológica y eficiente.

Notificaciones y Reportes: Las notificaciones por correo electrónico y la generación de reportes detallados sobre gastos, compras y autorizaciones mejoran la transparencia y el control financiero.

Eficiencia Operativa: La implementación de Docuware optimizó el proceso de requisiciones, reduciendo el tiempo y los errores asociados con el manejo manual, y mejorando la trazabilidad y la gestión de las compras.

La solución implementada por Microformas transformó el proceso de cuentas por pagar de la empresa productora líder de edulcorantes, llevando a una operación más eficiente y controlada, alineada con las necesidades modernas de trazabilidad y gestión documental.

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