Para abordar esta situación, se desarrolló un proyecto integral de organización y digitalización documental, con el objetivo de convertir su archivo físico en un repositorio digital eficiente, accesible a través de la plataforma OnBase, garantizando el cumplimiento normativo y optimizando los procesos internos.
El proyecto se llevó a cabo durante un período de 4 meses, de agosto a diciembre de 2024. En este tiempo, se gestionaron aproximadamente 9,000 expedientes, cada uno compuesto por 41 tipos documentales, lo que resultó en la generación de cerca de 1 millón de imágenes, alcanzando un nivel de precisión superior al 95% en la clasificación e indexación de los documentos.
El proceso del proyecto se desarrolló de manera estructurada y eficiente, comenzando con un diagnóstico exhaustivo del estado actual del archivo físico. Este análisis permitió identificar áreas críticas y oportunidades de mejora. A continuación, se procedió con la identificación y clasificación de los documentos, organizándolos en categorías específicas.
Para garantizar la trazabilidad de cada actividad, se implementaron tableros de control operativo que detallan fechas de cumplimiento y responsables claramente definidos.
Durante la ejecución del proyecto, los expedientes fueron depurados, eliminando elementos de sujeción y organizados físicamente según criterios establecidos, lo que facilitó su digitalización. Este paso incluyó la captura de imágenes en alta resolución, asegurando su calidad y legibilidad a largo plazo, así como la incorporación de metadatos clave para optimizar la búsqueda dentro del sistema digital.
Posteriormente, los documentos digitalizados fueron integrados en el gestor documental OnBase. Este proceso se realizó en dos etapas: primero, en un ambiente de pruebas para validar la información, y finalmente, en un ambiente productivo tras superar las verificaciones necesarias.
Una vez concluido el proyecto, los expedientes físicos fueron organizados y devueltos a los puntos de recolección asignados por la aerolínea. Gracias a esta solución, la empresa logró transformar su archivo físico en un repositorio digital eficiente, accesible y alineado con las mejores prácticas. Esto resultó en la optimización de sus procesos internos y el aseguramiento del cumplimiento normativo.
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