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¿Qué es OnBase?

OnBase es una plataforma de información empresarial para gestión de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés), administración de casos, administración de procesos de negocio (BPM, por sus siglas en inglés) y captura, todo en una sola base de datos, una sola base de código, y un repositorio de contenido. 

Es un sistema integrado y modular que utiliza tecnologías como Full Text Indexing, Document Imaging, Workflow, entre otras para satisfacer las necesidades de gestión documental de las diferentes áreas de una organización, como: contabilidad, finanzas, entre otras.

A lo largo de los años, OnBase ha transformado a miles de organizaciones alrededor del mundo para ayudarlas a ser más ágiles y eficientes. 

OnBase es el producto principal de Hyland, que ofrece un número casi ilimitado de soluciones a través de una única plataforma, la cual gestiona todo el contenido empresarial en una ubicación segura, integrándose con el resto de las aplicaciones, para disponer de la información en el momento y el lugar en el que se necesite, lo que aportará mejoras en cuanto a nivel de servicio y productividad, reducción de costes operativos y minimización de riesgos.

Al combinar sus funcionalidades, OnBase sirve como una plataforma de desarrollo con mínimo código, de aplicación rápida, que puede ser utilizada para crear soluciones habilitadas con contenido para las áreas más importantes de la empresa.

OnBase automatiza los procesos, administra el contenido empresarial importante en una ubicación segura y trabaja con sus otras aplicaciones para entregar la información en el lugar y en el momento que usted necesite.

Una vez que tiene su información bajo control, podrá ver el estado de los procesos, los documentos, generar estadísticas, y al mismo tiempo, cumplir con los requerimientos de los clientes o de procesos internos de las empresas sin tener que desarrollar interfaces adicionales.

Con OnBase usted podrá almacenar y acceder a la información de diferentes fuentes, como reportes, imágenes escaneadas o documentos de aplicaciones externas. OnBase es configurable y escalable, por lo que se pueden integrar todas las soluciones en un solo producto.

A diferencia de otras opciones para la gestión documental, OnBase ha sido desarrollado sobre una estructura de base de datos para obtener un diseño inteligente, orientado a objetivos y que permita la integración con otras tecnologías de la información.

Con OnBase, usted podrá encontrar la información que busca, aunque esté fuera de la oficina, no tenga conexión a Internet o no tenga su computadora cerca, ya que podrá acceder desde su dispositivo móvil a la información resguardada en nube, la forma más eficaz para el almacenamiento documental.

Capacidades de la plataforma OnBase

OnBase es una plataforma única, segura y eficaz para la gestión de la información empresarial, que permite centralizar la información en una ubicación segura y accesible desde cualquier lugar, ya que puede utilizarse en la nube, desde una PC o dispositivos móviles. Las soluciones se integran a las aplicaciones existentes, con la mayor eficiencia y seguridad que se requiere para la gestión de documentos empresariales.

 

Tecnologías como, Full Text Indexing, Document Imaging, Workflow, entre otras para satisfacer las necesidades de gestión documental y procesos de las diferentes áreas de una organización, como: contabilidad, finanzas, entre otras.

Soluciones por industria

Algunas empresas no saben si son aptas para soluciones tecnológicas en la nube. Mientras, sus colaboradores deben seguir trabajando con papel, tienen problemas con los procesos de trabajo manuales y la productividad disminuye. Todo esto resulta tan frustrante y consume tanto tiempo, que la implementación de OnBase será clave para industrias de sectores como:

Servicios financieros

Administración de empresas

Administración pública

Salud pública y privada

Educación

Seguros y fianzas

Manufactura

Soluciones por departamentos

La plataforma OnBase es ideal para los departamentos de:

Finanzas

Contabilidad

Facturación

Cuentas por cobrar

Cuentas por pagar

Almacenes

Ventas

Además, OnBase beneficia al departamento de TI, ya que simplifica su entorno al contar con una plataforma que le permite crear aplicaciones nuevas y consolidar las existentes, reducir la expansión de las aplicaciones y los costes de propiedad.

Funcionalidades de gestión documental 

La plataforma de OnBase cuenta con funciones de gestión de contenido empresarial (ECM) para administrar la información desde la captura hasta su eliminación, de forma eficiente y segura.

Algunas de sus funcionalidades son:

Escaneo y captura de documentos

OnBase puede usarse con multifuncionales convencionales o de alta gama para escanear páginas individuales o miles de páginas por hora.

Gestión documental

Una vez escaneados y capturados los documentos, OnBase permite gestionarlo con funciones como control de versiones y revisiones, búsqueda avanzada y firmas.

Automatización de procesos

OnBase permite optimizar procesos y tareas repetitivas para incrementar la productividad y asegurar que las tareas seguirán entregándose en tiempo y forma.

Impresión y distribución de documentos

Con OnBase se puede automatizar la creación de documentos para distribuirlos y reducir los costos de impresiones.

Gestión de registros

OnBase permite administrar la información y proporcionar opciones de destrucción.

Integración con otras aplicaciones

La plataforma puede integrarse con más de 500 aplicaciones para que las empresas no tengan que elegir entre una u otra y seguir mejorando sus procesos empresariales sin editar o rediseñar códigos.

Beneficios de implementar OnBase

Mejora de la calidad de servicio.

Permitir que los clientes, socios y estudiantes completen formularios y realicen solicitudes en línea.

Visibilidad en tiempo real del estado de las solicitudes, transacciones y pedidos.

Reducir el tiempo que se pierde buscando documentos e información.

Minimizar los costos operativos.

Automatiza decisiones y proporciona herramientas para manejar todas las tareas.

Acceso instantáneo al contenido desde cualquier lugar, incluyendo un dispositivo móvil.

Elimina costos de impresión, envío y almacenamiento de papel.

Minimiza riesgos.

Aplicar fácilmente las políticas de seguridad, controlar el acceso y realizar un seguimiento de las actividades de los colaboradores.

Facilitar la generación de informes y la auditoría de la información requerida e incompleta.

Automatizar los requisitos de retención y gestión de registros.

Reducir las operaciones de instalación, actualización, protección e integración para administrar el contenido.

Aproveche los beneficios de contar con una solución de almacenamiento y gestión documental con las soluciones de OnBase. En Microformas contamos con todo lo necesario para concretar los proyectos de digitalización, procesamiento y gestión de la información para las empresas, llámenos y le ayudaremos a adquirir las soluciones más adecuadas para su negocio.

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