Los buscadores de archivo son aplicaciones de gran utilidad para encontrar documentos, aunque no son aplicaciones novedosas ya que generalmente todos los equipos de cómputo tienen integrado un sistema básico, con el avance de las tecnologías se han ido incorporando a sistemas más complejos que han maximizado su utilidad.
Su uso es muy sencillo ya que basta con poner el nombre de una carpeta o archivo y automáticamente el sistema mostrará una serie de coincidencias, sin embargo, la clave de un funcionamiento óptimo es la forma en la que se guarda y ordena la información para que los resultados obtenidos coincidan con lo que el usuario está buscando.
Si la empresa tiene una buena gestión documental, entonces el buscador de archivos será una herramienta muy útil que le brindará ventajas como:
- Ahorrar tiempo en la búsqueda de documentos, bastará con escribir una palabra clave para obtener el documento que se busca, esto será más sencillo que tener que estar abriendo carpetas y subcarpetas para hallar la información.
- Mejorar la fluidez del trabajo colaborativo si se establece una nomenclatura que todo el equipo conozca y utilice.
- Utilizar filtros que permita refinar la búsqueda de archivos, ya sea por imágenes, texto o formato.
- Hacer búsquedas por voz, lo cual ayuda a optimizar los tiempos de búsqueda.
Para que los resultados del buscador de archivos sean más certeros se deben tomar medidas desde el momento en que se genera un documento, por ejemplo, incluir la fecha de la creación del documento, esto porque a pesar de que los documentos guardan la fecha en la que se crearon, si hubiera un problema con el ordenador y se tuviera que formatear la información podría perderse. También pueden crearse carpetas y subcarpetas que tengan un orden temático o lógico.
Actualmente existen aplicaciones que facilitan la tarea de gestión de documentos a través de la recopilación, clasificación y edición de archivos en bandejas digitales, por ejemplo, DocuWare, el cual cuenta con funciones que además permiten indexar, archivar y clasificar los documentos de manera automática en el lugar que le corresponda.
Esto facilita la localización de documentos y se convierte en una mejor solución para la búsqueda de información que los buscadores básicos que tienen los equipos de cómputo, ya que lleva la gestión de la información un paso más allá.
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