Todos hemos escuchado alguna vez el término bot, ya sea al hacer consultas en una página web, al jugar videojuegos, o como referencia a los robots que responden consultas de forma automática en redes sociales. “Bot” proviene de “robot”, es decir, es un programa que realiza cierto tipo de funciones y a continuación te contaremos más sobre esta tendencia creciente en las empresas.
¿Por qué se les llama “bots” y no “robots”?
Los robots son máquinas físicas, mientras que los bots son programas virtuales que se basan en algoritmos y líneas de código especialmente diseñadas para trabajar en plataformas virtuales, realizando procesos y tareas automatizadas, por lo que en el mundo de la automatización de procesos, estos tienen mucha relevancia, tanto que existen soluciones basadas completamente en bots, como nuestra automatización RPA .
El origen de los bots se remonta a hace más de 50 años, cuando el experto en informática Joseph Weizenbaum, desarrolló a Eliza, un bot terapista que si bien no tenía sistemas de inteligencia artificial, era capaz de hacer preguntas como “¿y eso cómo te hace sentir?”. Actualmente, los bots se encuentran en diferentes sistemas y funcionalidades, permitiendo realizar tareas que pueden ser tan sencillas como responder mensajes automatizados, hasta efectuar labores más complejas.
Bots en sistemas de gestión documental
Los sistemas de gestión documental y planificación empresarial han avanzado gracias al uso de bots de tipo RPA, que significa automatización robótica de procesos; en este sentido, los bots se encargan de optimizar los procesos y tareas que pueden ser automatizadas, por ejemplo, los registros de facturas y pagos electrónicos, de modo que se pueden agilizar las tareas para reducir tiempos de respuesta y hacer más eficiente el funcionamiento interno de la empresa al delegar a los bots los trabajos que anteriormente requerían forzosamente a un empleado.
Gracias al uso de los bots se ha logrado reducir la carga de trabajo, hacer más eficientes los procesos y brindar mejores resultados de cara al cliente.
¿Cómo aprenden los bots?
En general, un bot aprende con base en la experiencia de su uso y la programación inicial. Por ejemplo, los chatbots son programados para dar respuestas automáticas a preguntas frecuentes en redes sociales o páginas web, donde el bot analiza la intención del usuario y puede brindar una respuesta relevante a su pregunta, o dirigirlo hacia la solución correspondiente. Algunos de estos bots cuentan con sistemas de audio, que “traducen” la respuesta en formato de voz para que el usuario perciba que habla con un humano.
Ahora bien, los bots pueden integrarse con otras plataformas, servicios y gestores de tareas, por ejemplo con plataformas como Slack para dar respuesta a las interacciones de los usuarios, guiarlos hacia mejores prácticas de trabajo, definir nuevos módulos y funcionalidades para hacer más eficientes los procesos.
Beneficios de usar bots RPA
Con la RPA los usuarios pueden programar bots que ejecuten procesos empresariales basados en reglas, de modo que aprendan e imiten las acciones digitales de los humanos, con la ventaja de que pueden operar por 24 horas, sin parar, de forma más rápida, con una precisión del 100% y sin tener que invertir en personal.
Los bots son indispensables en la ejecución de tareas repetitivas, haciendo más fácil la interacción entre los usuarios. Algunos bots como los de uso doméstico como los chatbots o los voicebots como Alexa han sido el parteaguas para la integración de otros bots en aplicaciones empresariales. Por ejemplo, se estima que, en el transcurso de esta década, los bancos pueden automatizar el 90% de las interacciones con sus clientes para la resolución de incidencias.
Por otro lado, los colaboradores pueden incrementar su eficiencia al transferir actividades a los bots para que sean realizadas rápidamente y con un mínimo de errores, de modo que se concentren en otras labores enfocadas en su área de especialidad, o bien de índole estratégica, donde se requiere la creatividad humana y la mejora en los negocios, de modo que aprovechen mejor su tiempo en vez de ocuparse en tareas repetitivas.
Muchas personas piensan que el costo de adquirir bots es elevado, sin embargo, es menos costoso que el salario de un humano. En países donde se ha popularizado la tecnología RPA, el costo de los bots es el correspondiente a una novena parte de un salario de un empleado de tiempo completo. Esto, en combinación con su alta productividad, su precisión al realizar actividades y su capacidad de aprendizaje, los convierte en poderosas herramientas de las que se espera que sigan evolucionando para ejecutar tareas cada vez más complejas.
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