El software documental sirve para organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo en las empresas, y resuelve problemáticas específicas en tres principales áreas de la organización como son: problemas con el archivo, con la digitalización de documentos y la automatización de procesos de trabajo.
Todas las empresas sin importar si son grandes o pequeñas generan diariamente una gran cantidad de documentos con información sobre sus actividades diarias, lo cual es clave para impulsar su crecimiento, pero para que toda esta gran cantidad de datos pueda funcionar en beneficio de la empresa tiene que estar ordenada y disponible para su consulta, para lograrlo lo más recomendable es utilizar un software documental.
Pero ¿qué es y cómo beneficia a las empresas? Un sistema de control documental es una aplicación en la cual se puede realizar el manejo, gestión, tratamiento, publicación y almacenamiento de documentos electrónicos.
También conocido como gestor de documentos permite asegurar que la información se encuentre organizada de manera eficiente para que beneficie la productividad empresarial. Los datos con los que trabaja son en formatos muy diferentes, ya que no sólo se trata de los archivos tradicionales de texto, sino que también trabaja con imágenes, videos, fotografías, planos, facturas y todo tipo de contenido que genere la empresa.
Pero, ¿cómo funciona el gestor de contenidos en cada una de estas áreas?
Área 1 “Archivo”
En cuanto a los problemas con el archivo la gestión documental permite tener un sistema de archivo perdurable en el tiempo sin preocupaciones porque sufra algún tipo de daño y se pierda información importante. También permite crear un inventario de contenido que ayudará a la ubicación más rápida del mismo, ahorrando así el tiempo invertido en dicha tarea e incluso de podrá consultar la información vía remota. Y uno de los beneficios más importantes en cuanto al archivo es que ya no será necesario destinar un área física para guardar la gran cantidad de documentos ya que se almacenará en el sistema.
Área 2 “Digitalización de documentos”
El software documental también es un gran aliado para digitalizar toda la información que se encuentre en un archivo físico. Optar por la digitalización ayudará a reducir costos en impresión y fotocopiado y mantendrá los documentos en mejor estado y protegidos.
Área 3 “Automatización de procesos”
La gestión documental sirve para administrar y controlar los procesos de la empresa, sobre todo aquellos que requieren utilizar una gran cantidad de información contenida en diferentes documentos. De esta forma se logra reducir el tiempo destinado a tareas de búsqueda de información, lo cual ayuda a mejorar los procesos de trabajo y fomentar el flujo colaborativo.
Si crees que tu empresa necesita un software documental, en Microformas podemos ayudarte a elegir la mejor opción e implementarla para que aproveches los beneficios en el desarrollo y crecimiento de tu empresa. Llámanos y resolveremos todas tus dudas sobre consultoría de transformación digital, onboarding digital, oficina sin papel y captura de documentos.
