Una de las mayores preocupaciones e impedimentos de los colaboradores es tener que dejar temporalmente a su personal para tomarse un descanso y salir de vacaciones, o bien, cumplir con un viaje de negocios y seguir manteniendo el control de todo lo relacionado con su puesto de trabajo. Todo esto y más es posible con Workflow Manager, y a continuación te contaremos cómo lograrlo.
¿Qué es Workflow Manager?
Workflow Manager, o gestión de flujo de trabajo, consiste en la optimización y automatización de flujos de trabajo con el fin de incrementar la producción, eliminar tareas repetidas, reducir los errores, coordinar un equipo de trabajo, eliminar los cuellos de botella y cumplir con objetivos específicos.
Al manejar flujos de trabajo se puede incluir un equipo de trabajo, máquinas o sistemas de gestión, así como seguir un conjunto de pasos repetibles con el fin de producir un mismo resultado.
Tipos de Worflow Manager
- Son aquellos en los que se depende de una serie de pasos a seguir, es decir, para que un paso siga, se debe finalizar el anterior. Por ejemplo, al administrar el departamento de suministro se debe esperar a que se realice la cotización y a que se apruebe la compra antes de pagar una factura. Los flujos de trabajo secuenciales se basan en una lógica condicional, en la que se piensa básicamente: “para que pase esto, debe cumplirse con aquello”, por lo que se adaptan a las actividades que también son secuenciales.
- Son flujos de trabajo que se producen cuando se realizan varias tareas al mismo tiempo. Por ejemplo, el departamento de RR. HH. puede analizar los perfiles de candidatos para la contratación de personal, al mismo tiempo que solicita firmas y contratos. Estos flujos de trabajo a veces dependen de los flujos de otros departamentos y se complementan.
¿Cómo aprovechar el Workflow Manager al momento de tomar vacaciones?
Un Workflow Manager permite asignar tareas tanto a los colaboradores que las harán de forma rutinaria, como a quienes van a relevar a la persona que sale de vacaciones con el fin de redirigir las labores de forma automática, ya sea a un solo empleado o distribuirlo entre varios. De esta forma, no solo se tendrá la certeza de cumplir con las tareas y procesos, sino que se evitará la acumulación de tareas y se hará más fácil darles seguimiento.
Con la sustitución en el plan de trabajo, la persona que reemplace a quien se va de vacaciones podrá realizar todas las actividades y, si este colaborador se ausenta, no está disponible o no puede con algunas tareas, puede asignarlas al siguiente responsable a cargo.
¿Cómo utilizar esta función?
Durante la implementación de un software de gestión documental como DocuWare se asignan las tareas y funciones a los colaboradores, y se pueden realizar listas para ver las tareas agrupadas y asignadas a determinadas personas.
Cuando un empleado se ausenta de su puesto de trabajo, sus tareas se dirigen hacia el trabajador que se encuentre designado como primer sustituto. Si esa persona no está disponible, la tarea se dirigirá a la segunda persona de la lista, y así sucesivamente, y de forma automática. Estas reglas de sustitución se programan durante la implementación del sistema de gestión documental para que los cambios se actualicen automáticamente y las tareas sean cumplidas en tiempo y forma.
Por ejemplo, si el dueño de la empresa o el director financiero se ausenta, la tarea de la validación de facturas se dirigirá al empleado que se encuentre como primer sustituto, como el contador. Y si el contador no está disponible, la tarea se dirigirá a su asistente, y así sucesivamente.
Las reglas de sustitución se configuran y cambian desde la administración de DocuWare, y cada empleado puede configurar el flujo de trabajo al añadir las fechas de ausencia en la sección Mi Perfil, de modo que la regla de sustitución funcione y la empresa se asegure de que los sustitutos no se irán de vacaciones al mismo tiempo.
Asimismo, se pueden combinar varias reglas de sustitución, de modo que se creen reglas diferentes y adaptadas a los requerimientos de la empresa, por lo que los flujos de trabajo se pueden personalizar.
Con esta funcionalidad podrás estar seguro de que al volver de tus vacaciones no se habrá interrumpido ningún proceso, que todas las tareas estarán al día y que los flujos de trabajo son óptimos.
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