Elegir un mal sistema de gestión documental puede ocasionar que la empresa tenga que migrar a otro que le sea más funcional de acuerdo con sus necesidades. Este proceso en ocasiones puede ser más difícil que comenzar a utilizar por primera vez softwares para gestión. Es por eso que en esta ocasión hablaremos de los principales retos de la migración entre sistemas.
El nivel de dificultad para la migración dependerá de tres factores principales como son: la complejidad entre ambos sistemas, la experiencia que tenga el equipo de trabajo para realizar los cambios y la cantidad de información que se posea.
Para asegurar una buena migración entre sistema de gestión de documentos hay que considerar el sistema de origen y el destino del contenido ya que ambos tendrán configuraciones diferentes y deberán adaptarse entre sí. Después se debe evaluar la mejora de los procesos internos a través de la gestión documental, el nuevo sistema deberá cubrir todas esas deficiencias que el sistema anterior tenía. Finalmente hay que ver la compatibilidad que hay tanto en los procedimientos como en un nivel técnico con el objetivo de evitar problemas futuros.
Pasos previos para la migración
No existe una metodología universal para hacer la migración, ya que ésta dependerá de las necesidades de cada empresa. Sin embargo, sí se pueden asegurar ciertas características antes de iniciar el cambio para evaluar que la elección sea la más adecuada. Entre los principales pasos previo a la migración están los siguientes:
- Identificar las fuentes de contenido de toda la empresa.
- Evaluar la estructuración del almacenamiento de los sistemas vigentes.
- Identificar los perfiles de usuario del sistema.
- Categorizar el contenido existente.
- Valorar los procesos de documentación del sistema vigente.
- Planificar la reutilización del contenido que existe.
- Evaluar las necesidades colaborativas para crear contenido, así como de su gestión.
Estos pasos serán de ayuda al momento de realizar la migración, aunque no se debe olvidar de la organización interna tantos de los sistemas, información y procesos que serán los que determinen el camino más adecuado para la migración.
Otra recomendación importante antes de realizar el cambio e incluso antes de elegir la solución es tener en mente cuáles son los procesos y las necesidades reales de la empresa y después pensar en cuál es la mejor herramienta para hacerlo, si la elección se hace al revés, es decir, si primero se elige el software y luego éste se quiere adecuar a los procesos las probabilidades de que no sea exitoso son más altas.
