Dentro del archivo de cualquier organización, es importante considerar estrategias que garanticen la seguridad en el resguardo, custodia y administración de toda la información, incluyendo la que no es de uso frecuente o que ya no se encuentra en trámite, esto debido a que aun cuando no se utilice a menudo puede llegar a necesitarse para el desarrollo de nuevas estrategias operativas, aclaraciones posteriores o simplemente para contar con una memoria completa de lo que la institución ha venido haciendo a través del tiempo.
En este sentido, el archivo de concentración se instaura como el mecanismo encargado de la recepción de toda documentación que haya pasado su periodo de trámite, pero que, sin embargo, continúe siendo relevante para su consulta posterior, ya que se trata de un apoyo que puede servir de referencia y justificación de toda acción ejecutada en el pasado.
Si no sabes de qué se trata esto, aquí te decimos con mayor detalle cuál es su función, qué tipo de documentos puede recopilar y cuáles son las ventajas de contar con él.
¿Para qué sirve?
Su función principal es, como su nombre lo dice, la de concentrar de forma precautoria todo el conjunto de datos y expedientes de poco uso que deben ser valorados antes de llegar a su destino final o haber concluido algún tiempo de vigencia establecido.
Teniendo esto en cuenta, podría decirse que es la unidad en la que se recaba toda la información que no es tan pertinente para la consecución de un proceso pero que, no obstante, podría llegar a ser necesaria, es decir, compila documentos que de alguna manera se encuentran en tránsito antes de que se decida si pueden ser eliminados o trasladados al archivo muerto.
¿Qué se almacena en el archivo de concentración?
Dentro de un archivo de concentración podemos encontrar básicamente cualquier tipo de material documental, tales como:
- Catálogos.
- Calendarios de caducidades.
- Inventarios.
- Expedientes.
- Documentos legales y contables.
¿Por qué es importante?
En el artículo 21, Capítulo IV, de la Ley General de Archivos, se manifiesta que todo sistema institucional obligado a cumplir con esta normatividad deberá contar con una estructura que conste de un área coordinadora de archivos y varias otras operativas, dentro de las cuales se encuentra el archivo de concentración.
De cualquier forma, e independientemente de lo marcado por esta ley, un archivo de este tipo es de especial importancia al ser un medio de respaldo de algún trámite o acción realizada por la organización propietaria, ya que toda la documentación contenida en él conserva sus valores primarios, ya sean estos contables, fiscales, legales o administrativos.
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