En esta segunda década del siglo XXI, la digitalización y gestion documental se han vuelto piezas clave para todo tipo de organizaciones, en las cuales los datos se han vuelto fundamentales para la toma de decisiones ya que se transforman en conocimiento y permiten acciones precisas como segmentación de clientes, anticipar las necesidades de los consumidores, gestionar existencias, ahorrar costes, entre otras.
Si bien es común relacionar el manejo de data con los negocios, prácticamente cualquier rubro empresarial puede beneficiarse con la digitalización, y la seguridad, salud en el trabajo y prevención de riesgos laborales, donde destaca su contribución en la reducción de accidentes e incremento del bienestar de los trabajadores.
En primera instancia, la gestión documental de seguridad ocupacional puede ayudar a tomar medidas preventivas que se anticipen a posibles accidentes, mediante el análisis de incidencias y tendencias, en conjunto con la detección de áreas de mejora.
La digitalización de los datos supone un avance y un cambio en los sistemas de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Y es que permite tomar decisiones y definir acciones preventivas alejadas de los métodos tradicionales, basados en técnicas reactivas donde las medidas preventivas se toman después de la ocurrencia de accidentes o desviaciones preventivas; y definir un nuevo marco de intervención, sustentado en la implantación de medidas proactivas que se anticipen a posibles accidentes a través del análisis de tendencias, de causas y detección de áreas de mejora. Una vez que se recopilan los datos preventivos se puede realizar un análisis predictivo, con el cual se determinen acciones encaminadas a la reducción de riesgos.
Por ejemplo, con estas acciones se puede analizar las rutas de transporte de mercancía para optimizar la cadena logística, detectando el flujo de tránsito, las desviaciones detectadas, trazabilidades y con ello determinar la siniestralidad de las rutas, de modo que se puedan modificar para reducir el tiempo en carretera, reducir el riesgo de accidentes y eventos delictivos, pero también se pueden tener beneficios tangibles como el ahorro de combustible y una mejora en los tiempos de entrega de producto o servicio.
Otro ejemplo puede aplicarse en la gestión de maquinaria y equipos de trabajo, donde no solo pueden automatizarse los programas de mantenimiento preventivo de averías, sino de posibles accidentes al identificar incidencias y riesgos de lesiones graves para los empleados.
Al contar con la información digitalizada de los trabajadores es más fácil el cruce de datos con los servicios de salud pública para que, en caso de accidentes o lesiones, se pueda agilizar la atención médica.
Seguridad de datos de los empleados
Los empleadores deben garantizar que los datos personales del trabajador no serán modificados, difundidos sin su autorización (a menos que lo requiera o autorice la ley) y, sobre todo, utilizados únicamente para cuestiones de administración del personal.
La recopilación y gestión de datos personales de los empleados es más ágil cuando se realiza de forma digital, asimismo se facilita el intercambio de información al dar de alta al empleado en los servicios de seguridad social, nómina, entre otros e incrementa la seguridad al gestionarse desde una base de datos privada, a la que solo tiene acceso el personal de RR. HH.
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