Dentro de las funciones más importantes de un programa de gestión documental y de contenido empresarial, la indexación automática de datos es una de las más elementales, ya que permite mantener una excelente organización de toda la información vital para las labores de la compañía que ha tenido el acierto de implementar un software de esta clase para optimizar sus operaciones diarias y planificación a futuro.
Así, la indización automatizada permite archivar y clasificar documentos escaneados y electrónicos en una misma plataforma en la que podrán ser ubicados fácilmente buscando información clave para dar con ellos, pudiendo ser datos como número de folio, fecha, códigos de barras e incluso palabras clave, pues esta tecnología trabaja bajo esquemas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés).
Esta herramienta funciona por medio de inteligencia artificial que le permite aprender valores y posiciones estándar presentes dentro de los distintos materiales documentales que sean ingresados al sistema de gestión sin importar si se encuentran en distintos formatos (TIFF, PDF, etcétera).
Gracias a esta función el programa puede distinguir por sí mismo papeles de diversa naturaleza para archivarlos correctamente, concentrando facturas, contratos, notas de remisión, pagarés y demás documentos sin entremezclarlos, aún cuando compartan ciertas características.
Softwares como Docuware pueden, por ejemplo, identificar el lugar dentro de un documento en el que siempre se manifiesta un mismo tipo de información o bien detectar textos de anclaje o recurrentes de los que se vale para el reconocimiento de la clase de material que va a archivar.
No obstante, es preciso mencionar que aún cuando esta herramienta facilita enormemente la gestión de documentos no es infalible, pues por distintos motivos la información puede ser mal interpretada y, por tanto, catalogada erróneamente. Para estos casos, sin embargo, es posible hacer las correcciones pertinentes de forma manual para que el software aprenda estos movimientos y los identifique automáticamente para corregir su interpretación de otros datos similares.
En este sentido, para procurar que el sistema indexe adecuadamente toda la documentación algunas recomendaciones clave son:
- Cuidar la resolución de origen: todo documento ingresado debe tener una excelente legibilidad para que el sistema pueda reconocer la información fácilmente. Para ello, es aconsejable que los escaneos se realicen a una resolución de 300 dpi.
- Enseñar bien al sistema de indexación automática: para utilizar este software es preciso hacer algunas configuraciones previas para que después vaya aprendiendo por sí mismo cómo debe trabajar. Sin embargo, el introducir mal esta información desde un inicio o utilizar diversos conceptos para referirse a una misma cosa puede confundir al programa.
- Hacer correcciones manuales de forma adecuada: cuando se detecte un error en el indexado es mejor hacer las adecuaciones seleccionando con el mouse la parte del documento que se pretende indizar en lugar de introducir la corrección con el teclado, pues así el software identificará tanto el texto como la posición en el documento que debe tomar en cuenta para su buen desempeño.
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