El desarrollo de las actividades diarias de las empresas requiere del uso de distintas herramientas tecnológicas que ayuden a realizar el trabajo de manera más eficiente. Hay aparatos que son indispensables en la actualidad y que difícilmente se podrían prescindir de ellos, tal es el caso de las computadoras.
Aunque los ordenadores han encontrado su lugar dentro de las empresas, también hay aparatos que son de gran utilidad y que pueden traer muchos beneficios para las organizaciones, quienes muchas veces no visualizan su potencial, un ejemplo de ellos son los scanners.
El scanner es una herramienta que tiene como función copiar los documentos físicos a un formato digital. Es de gran ayuda para el desarrollo de actividades administrativas, además de que es ideal para temas de automatización de procesos a través de la digitalización de documentos.
Adquirir un scanner para usar en la empresa es una buena inversión, sin embargo, en ocasiones es difícil tomar la decisión debido a que no se cuentan con los recursos necesarios para hacer una inversión de este tipo o no se logra proyectar el uso real que se le dará al aparato.
Antes que nada es importante aclarar que actualmente existe una amplia gama de posibilidades al momento de adquirir un scanner, por lo que antes de realizar una compra hay que investigar cuáles son las opciones que existen y cuál de ellas se adapta a las necesidades de la empresa.
Por ejemplo si una empresa tiene la mayoría del tiempo a sus colaboradores trabajando en campo recabando información, quizá lo más recomendable para ellos sería adquirir un scanner portátil para que puedan realizar la digitalización de los documentos en cualquier lugar donde se encuentren para agilizar su trabajo.
Sin embargo, si una empresa genera una parte importante de documentos diariamente como contratos, facturas o incluso se encuentra en una fase de digitalización, entonces es recomendable tener un scanner de alta velocidad que les permita aumentar la productividad y disminuir el tiempo invertido en pasar la información en formato físico al digital.
Un scanner aportará los siguientes beneficios a la empresa:
- Digitalización: los documentos que sean escaneados podrán guardarse inmediatamente en un archivo digital, para su posterior uso y almacenamiento.
- Reproducción rápida: copiar un documento tomará muy pocos segundos, por lo que ahorrará mucho tiempo de trabajo.
- Preservación de documentos originales: con el scanner se podrá hacer una copia y el documento original se conservará en buen estado. Si se necesitan hacer modificaciones no habrá que preocuparse por perder el documento base.
