¿Sabías que sin un sistema digital de gestión de contenido empresarial, tardamos un promedio de 18 minutos en buscar un documento? Los procesos de digitalización de documentos tienen el objetivo de sustituir los sistemas de archivado en papel por una solución digital, a la que los equipos de trabajo pueden acceder fácilmente, con las restricciones necesarias para cada puesto de trabajo, de modo que el personal puede centrarse en las tareas más importantes, optimizando el flujo de información.
La digitalización de documentos es mucho más que una forma de sustituir los documentos en papel por archivos digitales: consiste en un sistema complejo en el que a través de un escáner de documentos se convierten los archivos de la empresa, como facturas, contratos, historiales clínicos, etc., en una base de datos digital, de la que podemos extraer todos los recursos e información empresarial valiosa y confidencial.
El primer paso de la digitalización consiste en la localización, depuración y captura de los documentos de la empresa, para organizarlos de forma eficaz y coherente. Mediante un archivador central se resguardan los documentos, mejorando en gran medida la localización de la información, por lo cual, el resultado es un incremento de la eficacia de los empleados en la mayoría de sus actividades laborales ahorrando espacio y tiempo al mismo tiempo.
Una gestión documental digital permite a los empleados trabajar por equipo, leer, compartir y modificar los mismos archivos sin tener que crear varias versiones, todo en tiempo real y con un resguardo automático, ya que el almacenamiento se hace en nube o en el servidor de cada cliente como él lo decida, por lo que tenemos mayor capacidad de almacenamiento, sin saturar el ordenador ni preocuparse de un respaldo o de guardar constantemente los cambios.
Al digitalizar nuestra información, podemos integrar aplicaciones a la empresa, como el correo electrónico personalizado, la facturación y contabilidad electrónica, plataformas de planificación de recursos y relaciones con los clientes, mejorar los sistemas de cobranza y simplificar las operaciones de la empresa.
En las instituciones o empresas que no cuentan con sistemas digitales de gestión de información, los empleados dedican del 30 al 40% de su tiempo en buscar la información necesaria para su trabajo, entre documentos impresos, archivadores y discos duros, que además representan un riesgo de pérdida, daño o deterioro, mientras que los sistemas de gestión documental permiten el control de la información con medidas de seguridad como accesos personalizados, además del almacenamiento automático en nube, que ha demostrado ser la forma más segura y efectiva para resguardar información empresarial.
Eficiencia, seguridad, ahorros en papel; la gestión documental digital es la forma inteligente de administrar tu negocio. En Microformas te ayudamos a conocer y aprovechar todas las ventajas de los documentos digitales.
