En los negocios hay una frase muy importante que puede cambiar la perspectiva y posibilidades de éxito: lo que no se mide, no se puede mejorar. Un mapa de procesos es una oportunidad para medir las actividades y recursos que intervienen en los procesos productivos para volverlos más eficientes y rentables.
En esta nueva entrada para el blog de Microformas te contaremos qué son los procesos, cómo realizarlos y los beneficios que traerán para tu empresa.
¿Qué es un mapa de procesos empresariales?
Un mapa de procesos es una representación gráfica de la relación entre los procesos y subprocesos que se llevan a cabo en una empresa. Su objetivo es definir de forma detallada las actividades que cada persona realiza y su impacto en las labores de los demás para definir las actividades prioritarias, responsabilidades y funciones de los colaboradores.
Hacer un mapa de procesos de toda la empresa es una tarea muy compleja, laboriosa y que puede tomar varios días. Sin embargo, permite elaborar un plan estratégico para incrementar la productividad al implementar flujos de trabajo más eficaces.
¿Qué son los procesos?
En el ámbito empresarial, los procesos son actividades que reciben una entrada o input, y generan una salida o output para un cliente. De este modo las tareas agregan valor y utilizan recursos de la organización para obtener resultados concretos.
Es importante tener en mente que los procesos que existen en el ámbito corporativo no son independientes. Todos persiguen un mismo fin: el bienestar, progreso y competitividad de una empresa, sin importar que cada proceso funcione en un departamento en específico. Por ende, todos los procesos que se desarrollan se interrelacionan y se pueden representar como un diagrama de valor que refleja la importancia de cada uno dentro de la maquinaria de funcionamiento de una empresa.
¿Para qué hacer un mapa de procesos?
- Definir objetivos. Si los empleados no tienen objetivos claros, no tendrán un enfoque sobre la importancia de su trabajo. Al ver representados gráficamente los procesos se puede tener una perspectiva global de los diferentes departamentos para establecer objetivos particulares de cada departamento, y comunes entre todos, para reducir posibles discrepancias y crear un entorno más colaborativo.
- Establecer responsabilidades. Conocer los procesos permite tener claridad respecto a las responsabilidades asignadas a cada colaborador para determinar de qué forma se pueden repartir las tareas y agilizarlas.
- Definir una estructura coherente. La visión conjunta y organizada de los procesos permite establecer de forma más adecuada las jerarquías entre los colaboradores, y que estas sean coherentes con su trabajo.
- Mejorar el intercambio de información. Los datos pueden compartirse mejor cuando se tiene un mapa de procesos donde se defina quién hace qué, de modo que la información se haga llegar a la persona que le corresponde, sin triangulaciones ni pérdida de información.
- Identificar áreas de oportunidad. Al analizar los procesos y comprender las funciones de cada empleado se puede encontrar puntos débiles y áreas de oportunidad para sugerir alternativas para un trabajo más eficiente.
Pasos para hacer un mapa de procesos
- Define los objetivos a alcanzar con el mapa de procesos
- Elige los procesos clave, que proporcionan valor al cliente y a los actores involucrados. Estos procesos son los correspondientes a la actividad principal de la compañía.
- Identifica procesos de apoyo, que ayudan a que los procesos clave se completen exitosamente. Por ejemplo, si la empresa es fabricante de piezas metálicas, un proceso complementario a la fabricación sería el suministro de materias primas.
- Definir procesos estratégicos, que, aunque no son claves ni complementarios, son necesarios para que la empresa funcione, como la contabilidad, siguiendo el ejemplo de la fábrica.
- Detallar las tareas de cada proceso, de preferencia estableciendo importancia jerárquica y la relación entre los procesos.
¿Un sistema de gestión documental ayuda a crear mapas de procesos?
Antes de implementar una solución de gestión documental se recomienda contar con mapas de procesos para organizar y definir los flujos de trabajo y procesos. Una vez que la implementación se concretó, el sistema de gestión te permitirá trabajar con más agilidad, dar seguimiento a los objetivos planteados en el mapa y hacer las actualizaciones necesarias para seguir encontrando áreas de oportunidad y estrategias que incrementen la rentabilidad.
Esperamos que esta información te sea de utilidad y te ayude a conocer la importancia de medir, planear, crear nuevas estrategias y sacar el máximo provecho de las herramientas tecnológicas en pro del éxito de tu empresa. Si aun no cuentas con una solución de gestión documental, en Microformas con gusto podemos asesorarte.
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