En la actualidad, el que una empresa cuente con certificaciones internacionales que respalden su buen desempeño es una llave que le abre las puertas a un mejor desarrollo interno y externo, ya que, por un lado, se beneficia de prácticas operativas que han probado ser eficientes y, por el otro, capta la atención de más clientes e inversionistas que tienen fundamentos para confiar en ella y en sus productos.
La gestión documental es una herramienta de gran ayuda para lograr esto, pues además de que el correcto manejo de la información es indispensable para aplicar a normas tan difundidas como las ISO, también facilita las labores de planteamiento de las estrategias que cada organismo sigue ante las instancias calificadoras.
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Normas ISO 9001 y 27001, dos casos especiales
Aunque tener un plan de acción concreto para la gestión de documentos es importante en la obtención de cualquier certificación por parte de la International Standard Organization (ISO), existen dos en particular que básicamente obligan a contar con un proyecto como éste dentro de toda organización. Se trata de las normas ISO 9001 e ISO 27001.
En el primer caso, hablamos de la reglamentación en la gestión de calidad, para la cual es imprescindible estar actualizado en temas de acceso y estructuración de la información. Sistemas como OnBase permiten que el flujo de trabajo se optimice gracias a la actualización constante de documentos provenientes de diversas fuentes y que, sin embargo, tienen una finalidad en común.
El que todas las áreas de una compañía puedan almacenar y compartir en tiempo real documentos administrativos, técnicos, legales, comerciales, etcétera, permite ofrecer una mejor atención a los usuarios y tener prácticas laborales eficientes.
En cuanto a la ISO 27001, ésta concierne a la gestión de la seguridad de la información, algo que desde un inicio prácticamente no podría ser posible sin un software de gestión documental, puesto que incluye acciones concretas para salvaguardar datos confidenciales de la empresa y de sus clientes, tales como fichas de identificación personal y contraseñas.
Aunado a ello, se encuentra la cuestión de la protección de pérdida de información y los debidos controles de acceso a ella, permitiendo esto último únicamente a quienes estén autorizados dentro y fuera de la organización.
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