Aunque las famosas normas ISO –desarrolladas por la a Organización Internacional de la Normalización— son adoptadas voluntariamente por las empresas para certificar su eficiencia, calidad y rentabilidad organizacional, cabría preguntarse si buscar legitimar la suscripción a ellas es prescindible o si representa un beneficio tangible.
En un mundo como el de hoy, con tanta oferta de productos y servicios de toda clase, la respuesta es, sin lugar a duda, a favor de la normatividad, puesto que ella avala las buenas prácticas de cualquier organización sin importar su tamaño o rubro. El contar con un “sello de garantía” como éste, hace a las empresas confiables para los clientes y puede colocarlas por encima de competidores que no cuenten con la certificación.
Sin embargo, existen varios requisitos a cumplir si se quiere acceder a esta categoría de prestigio, y uno de ellos es la gestión documental.
¿Cómo debo gestionar la información documentada?
Si bien los requisitos de esto dependen del tipo de organización y sus diferentes soportes documentales, así como de la norma ISO en la que se pretenda certificar, a grandes rasgos, las exigencias son las siguientes:
- Acceso, recuperación y control de cambios: refiere a la necesidad de asegurar la disponibilidad de la información interna generada y la originada por externos, su fácil acceso y registro de versiones documentales obsoletas que puedan recuperarse sin ser confundidas con las vigentes.
- Almacenamiento y conservación: alude al adecuado almacenamiento de documentos según su naturaleza, por lo que en algunos casos incluye la preservación de legibilidad de estos.
- Seguridad: medidas que protejan la información de uso inadecuado, pérdida de confidencialidad e integridad.
En resumen, toda la documentación relevante de la empresa debe mantenerse fácilmente accesible, fiable y protegida, características que pueden alcanzarse por medio de la digitalización de documentos y el uso de software de gestión documental.
Algunas ventajas de usar estos instrumentos tecnológicos son:
- Sustentabilidad: ahorro en espacio de almacenamiento, estantes, archiveros, impresiones en papel y número de trabajadores necesarios para el control documental.
- Disponibilidad: los documentos pueden encontrarse fácilmente por medio de un buscador en la computadora.
- Acceso: colocar información en la nube hace posible el acceso a ella desde cualquier computadora en cualquier parte del mundo.
- Seguridad: la información es resguardada bajo nombre de usuario y contraseña sólo disponibles para los responsables del archivo.
- Actualización: los documentos pueden ser actualizados en tiempo real, permitiendo que varios colaboradores trabajen sobre la versión vigente en caso de que alguno realice modificaciones.
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