Hoy en día, las empresas de todo rubro requieren más y mejores soluciones para la gestión documental y la tecnología ofrece diferentes opciones para ello. A pesar del auge de la digitalización de documentos, la técnica de microfilmación aún se sigue utilizando para preservar documentos originales, difundirlos y acceder a ellos desde cualquier lugar; a continuación te contaremos los pasos a seguir para convertir documentos a microfilm.
Hasta hace algunos años, el microfilm había sido la única forma para preservar información, como sabemos, esta técnica consiste en registrar documentos fotográficamente, como pequeñas imágenes en película de alta resolución. Si bien muchos documentos pueden resguardarse de forma digital, muchas instituciones deben resguardarlos durante varios años por motivos legales, históricos o de consulta, por lo que el microfilm ofrece una garantía a largo plazo ya que es un material que perdura a través del tiempo en óptimas condiciones. Un documento microfilmado puede vivir hasta 500 años y consultarse a través de medios de proyección óptica.
Pasos a seguir para microfilmar documentos:
Para implementar la solución adecuada, se recomienda que personal capacitado identifique los requerimientos de los archivos a resguardar; el profesional debe ubicar, verificar, ordenar y restaurar los documentos que se microfilmarán para garantizar el perfecto estado del documento en el futuro.
Se debe identificar los materiales a ocupar para realizar la microfilmación, los cuales pueden ser guillotina para papel, tijeras, planchas, acetona, sellos, mesones, sacaganchos, cámara, computadora, entre otros, que son determinados de acuerdo a las necesidades del proceso.
Posteriormente, se prepara el documento para microfilmarlo, ´habiendo removido el polvo o restaurado las imperfecciones. Se preparan los documentos en secuencias ordenadas, retirando grapas, ganchos, clips o marcos que puedan contener, además se alisan para capturarlos completamente.
Los documentos deben ser agrupados en orden lógico, para unificar las secuencias de la información para facilitar la lectura; en el caso de documentos de doble faz, hay que microfilmar ambas caras por separado. Y si llegan a faltar hojas, se realiza un acta de inexistencia, que debe ser firmada por el responsable de los archivos y microfilmarse en vez de dicho documento.
Posteriormente se procede a microfilmar la información, para lo que se debe elegir la tecnología adecuada; por ejemplo, podemos utilizar microfilmadoras para fotografiar libros sin desencuadernarlos. Otras microfilmadoras son rotativas y similares al scanner y tienen la capacidad de fotografiar miles de documentos por hora. Las microfilmadoras paso a paso, por su parte, se utilizan para producir microfichas: hojas de microfilm con varias imágenes posicionadas en una sola cuadrícula.
También encontramos microfilmadoras con salidas a computadora, que pasan la información directamente a una base de datos digital, es decir, puede ser impresa en microfilm o no, con lo que se elimina la problemática de no contar con el archivo digital para su posterior difusión.
Con el fin de obtener la mejor solución, se recomienda buscar la asesoría de profesionales para utilizar los materiales adecuados que permitan el resguardo de documentos, su acceso y difusión de la forma más eficaz; la combinación de la microfilmación y la digitalización puede ser la clave para una mejor gestión documental.
En Microformas contamos con grandes expertos en el área de microfilmación, digitalización, onboarding digital, soluciones de automatización robótica de procesos, captura de documentos, sistema de control documental y mucho más; llámanos y pide tu cotización.
