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Aumentamos la productividad de su empresa haciendo más eficiente el manejo de su información. Brindamos servicios de Digitalización, Microfilmación y Conversión de Archivos, estamos certificados en ISO 9001-2008, por lo que su información esta segura con nosotros.

PRODUCTIVIDAD

Optimizamos recursos mediante flujos efectivos de trabajo. Durante más de 38 años, Nos hemos consolidado como el referente más importante en soluciones integrales de digitalización de documentos, así como en servicios de seguridad en el manejo de dinero.

DIGITALIZACIÓN

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MANEJO DE DINERO

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Gestión Documental ¿Qué es?

Como parte de las tareas de cualquier empresa o negocio se generan procesos para capturar, almacenar y recuperar documentos diariamente, esto suele realizarse muchas veces sin una organización o estructura previamente establecidas y se hace sólo porque existe una necesidad de hacerlo sin ver el valor que puede traer a la empresa hacerlo de forma organizada.

La Gestión Documental es justamente la captura, almacenamiento y recuperación de documentos a través de un conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permitan la administración del flujo de los documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo.

El objetivo principal de una Gestión Documental es rastrear, almacenar y organizar todo tipo de documentos en papel generados por la empresa. Este tipo de información suele estar desorganizada porque no hay una visión clara del contenido del mismo, es decir, la información se encuentra desestructurada. Por lo que la Gestión Documental viene a racionalizar el uso de esta información en beneficio de la organización de la empresa. Pero no sólo se trata de la información generada en papel ya que la Gestión Documental también puede enlazar el contenido de bases de datos de otros sistemas como bibliotecas.

Es por ello que los sistemas de Gestión Documental se están convirtiendo cada vez más en piezas clave para el desarrollo de las empresas, y es que cada día es más y más la información que se maneja en una organización, por lo que un sistema de Gestión Documental asegurará que la información esté organizada de manera eficiente y que ayude en la productividad empresarial.

¿Quiénes necesitan un sistema de Gestión Documental?

Todas las empresas, negocios y organizaciones pueden encontrar en el sistema de Gestión Documental una solución para resolver sus problemas de administración de información. Sin importar si se trata de pequeñas, medianas o grandes empresas ya que todas generan en menor o mayor medida información importante para el desarrollo de sus actividades diarias.

Y es que en los documentos que se generan está contenido el conocimiento mismo de la empresa, por lo que una Gestión Documental es indispensable para el crecimiento de la organización.

¿Qué tipo de documentos se pueden incluir en la Gestión Documental?

Una de las preguntas más frecuentes sobre la Gestión Documental tiene que ver con los tipos de documentos que se pueden procesar y almacenar. Lo bueno de un sistema de este tipo es que prácticamente no hay restricciones para organizar cualquier tipo de información ya sea que se encuentre en un formato físico, es decir, en papel o en algún formato electrónico.

Muchas veces las empresas no logran relacionar la información que van generando y es lo que provoca que se encuentre dispersa, por ejemplo, imagine que recibe la factura de un proveedor de manera física, en este momento ya se tiene un documento que tendrá que ser almacenado, sin embargo, éste no se generó de la nada, ya que apara recibirlo se tuvo que generar antes un pedido previo. Dicho pedido pudo hacerse de manera electrónica a través de un sistema interno, de esta manera ya se tienen generados dos documentos que están relacionados y que deberían de estar relacionados entre sí pero que si no se ordenan y almacenan de la misma manera difícilmente se podrá encontrar la relación.

En resumen en la Gestión Documental se puede almacenar cualquier información de la empresa desde facturas, recibos, fotografías, planos, formularios, contratos, recetas, todo aquello que la organización genere para su funcionamiento.

¿Cuáles son los beneficios de implementar un sistema de Gestión Documental?

Las ventajas de contar con un sistema de Gestión Documental en las empresas son muchas, a continuación enumeraremos algunas de las principales:

  • Digitalización de documentos: la primera gran ventaja es iniciar con el proceso de digitalización de los documentos en papel de la organización. A través del uso de herramientas como escáner los documentos que están en formato físico se ponen en una versión digital que permite que estén almacenados de manera segura y que sean localizados rápidamente. Aunque puede parecer un proceso tedioso y lento existen profesionales que se dedican a hacerlo de la manera correcta y segura.
  • Ubicación centralizada: uno de los mayores retos es controlar todos los canales por los cuales la empresa recibe y emite información, es por ello que mucho del contenido que se genera queda desorganizado y repartidos por todos lados. Lo que hará el sistema de Gestión Documental es almacenar y organizar esta información sin importar de dónde venga y la concentrará en un solo sistema que se puede personalizar para las necesidades de cada colaborador. Así aunque todo el contenido esté concentrado en un solo lugar únicamente tendrá acceso él a quienes se les autorice. De esta manera se reducirá el tiempo de búsqueda de información.
  • Mejora el flujo de trabajo: los flujos de trabajo son muy importantes en la organización ya que marcan la pauta de la productividad. Al incluir un sistema de Gestión Documental los procesos podrán ser más eficientes ya que se podrá tener un seguimiento de aquellas tareas que no han sido completadas, conocer el estatus de un proyecto, además de que permitirá identificar mejoras.
  • Seguridad: una de las mayores preocupaciones dentro de las empresa es la seguridad de su información, tenerla resguardada en archivos bajo llave no es sinónimo de que esté segura, sí es posible que nadie entre a extraerla pero no está exenta de las eventualidades que pueden ocurrir ya sea algún accidente como un incendio o un desastre natural como un sismo o una inundación. Por ello un sistema de gestión documental resolverá este problema digitalizando toda la información y reduciendo al mínimo la pérdida del contenido, así que sin importar que los equipos de la empresa se descompongan, o que sus instalaciones sufran algún daño, se podrá tener acceso a toda la información desde cualquier lugar.
  • Compartir documentos: las actividades diarias de una empresa requieren que constantemente se estén compartiendo documentos entre los mismos colaboradores o con socios del negocio, proveedores o personas externas. Un sistema de Gestión Documental permitirá la creación de grupos para acceder a la información que requieran, de esta manera no se perderá tiempo buscando información en cientos de correos.
  • Colaboración documental: esta ventaja está muy relacionada con la anterior, ya que al compartir los documentos también se puede generar un proceso de colaboración, es decir que quienes así lo requieran podrán acceder a la información utilizando las versiones más actualizadas, ya no perderán tiempo trabajando en documentos atemporales o de correr el riesgo de revisar información que ya no es la correcta. Se estima que el 81% de los colaboradores alguna vez han trabajado en una versión previa, lo cual implica pérdida de tiempo y puede tener graves consecuencias si no se corrige a tiempo.

Los beneficios de la implementación de un sistema de Gestión Documental son muchos, se estima que habrá una reducción de al menos el 10% de los costes gracias a que ya está la información estructurada. Además se reduce hasta el 30% de los errores en los documentos y hay un 49% de aumento en la velocidad de la creación de los contenidos.

¿Por qué se necesita un sistema de Gestión Documental?

En resumen con la implementación de un sistema de Gestión Documental las empresas podrán solucionar sus conflictos de almacenamiento de información, olvidándose de archiveros pesados que almacenan archivos físicos que pueden dañarse o perderse fácilmente; también se da solución al problema de seguridad, ya que la información se encuentra protegida para que las personas implicadas sólo tengan acceso a cierta información, además los archivos suelen ser almacenados en sistemas en nube, por lo que son resguardados automáticamente y no se pierde la información.

Los documentos digitales siempre están disponibles cuando se necesitan y se pueden localizar de manera rápida y sencilla garantizando la integridad de los documentos, evitando pérdidas o deterioros de los mismos.

En Microformas contamos con las mejores soluciones para la Gestión Documental, ayudamos a las empresas a implementarlas con base en sus necesidades para que puedan obtener todos los beneficios que estos sistemas ofrecen. Llámanos y te brindaremos la asesoría personalizada que necesitas para mejorar la organización de tu empresa o negocio.