En esta era digital, caracterizada por el rápido desarrollo tecnológico en materia de comunicación e informática, es de vital importancia el cuidado y administración de archivos y documentos para que cualquier empresa u organización se mantenga a la vanguardia.
Desde la invención de las primeras computadoras que procesaban datos a partir de tarjetas y cintas perforadas, hasta el uso de discos duros, disquetes de 3 ½, CD-ROMs y memorias flash, la digitalización documental ha sido parte del trabajo de archivo de diversos organismos gubernamentales y privados, con los retos que en su tiempo fueron teniendo conforme al avance de la tecnología.
No obstante, la implementación de los nuevos esquemas para lograr una transformación digital eficaz, sustentable y segura requiere de la ayuda de expertos en la materia, quienes podrán realizar todas las labores necesarias para la aplicación de las herramientas de software y hardware pertinentes según sea el contexto del organismo en donde vayan a efectuarse las mejoras para adaptarse a las exigencias actuales.
De esta manera, algunos de los aspectos más relevantes que toda empresa especializada en digitalización debe cumplir son:
- Contar con recursos humanos y tecnológicos suficientes
Muchas organizaciones públicas y privadas suelen tener grandes volúmenes de documentos físicos que requieren ser trasladados a formato electrónico, por lo que es imprescindible contar con personal calificado para esta labor que va mucho más allá de pasar los papeles por el scanner. Así, una empresa externa dedicada a este giro cuenta con expertos en esta tarea y las máquinas suficientes para realizar la digitalización de forma rápida y con altos estándares de calidad, cuidando en todo momento que las imágenes finales sean nítidas y legibles, además de que tienen la capacidad de hacer reproducciones de documentos de cualquier dimensión y naturaleza, ya sean hojas tamaño carta, oficio, planos, libros, fotografías, etcétera.
- Ofrecer herramientas de software para la gestión de los documentos electrónicos
Una vez que los documentos han sido digitalizados, aún falta hacer el ordenamiento correcto de los archivos generados para que su búsqueda sea rápida y sencilla. Programas como OnBase y DocuWare ofrecen la posibilidad de adoptar un sistema integrado que se acopla a otras tecnologías de la información, permitiendo crear una red en la que todos los procesos pueden trabajar en conjunto y de manera ordenada, esto gracias a herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), indexación, vinculación con suites de Office y CAD, entre muchas otras prestaciones.
- Disponibilidad en la nube
Contar con servicio para respaldar toda la información en la nube es algo indispensable, ya que aún cuando el proyecto de digitalización sea contemplado para ser resguardado en un servidor privado, tener una copia de seguridad en internet con los debidos candados de acceso permite tener la certeza de que los datos de la organización estarán siempre a salvo, además de que estarán disponibles desde cualquier parte del mundo y a cualquier hora, en caso de ser necesario.
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