En toda organización existen materiales documentales que conviene integrar a una base de datos de archivos digitalizados y otros que, por el contrario, pueden descartarse debido a que no son tan apremiantes como aquellos de uso frecuente, lo que nos hace pensar en dos tipos de procesos: de forma inmediata y bajo demanda.
Quizás te interese leer: DIGITALIZACIÓN BAJO DEMANDA DE ARCHIVOS ALMACENADOS
Para ambos casos existen ciertas pautas a seguir que, sin embargo, se valdrán de las mismas herramientas, por lo que habremos de mantenerlas actualizadas y optimizadas para llevar a cabo la migración de físico a electrónico de cualquier documento de manera rápida, fácil y confiable.
Así, el empleo de programas con funciones OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), OMR (Reconocimiento Óptico de Marcas) e ICR (Reconocimiento Inteligente de Caracteres) será indispensable para que la digitalización se realice de forma automática al pasar del simple escaneo de documentos y clasificación “a mano”, a operaciones de autorreconocimiento que convierten las imágenes en texto, identifican formularios y marcas concretas, e incluso detectan y clasifican materiales autógrafos.
Aunado a ello, los sistemas de digitalización pueden ser entrenados para que, según los componentes particulares de algunos tipos de textos, los clasifiquen también de forma automática al haber reconocido previamente varios otros de la misma clase y tener perfectamente detectadas sus características, ya sea en zonas específicas de ellos, por medio de palabras concretas, imágenes y logotipos, entre otras.
Con todo esto, papeles de diversa índole pueden ser clasificados inmediatamente al momento de ser escaneados, puesto que el sistema ya reconoce los rasgos que diferencian, por ejemplo, a un formulario, un contrato, una hipoteca e incluso otros más difíciles de discernir, por carecer de una estructura fija, como poderes, solicitudes, reclamaciones y demás. Sin embargo, para lograr esto es indispensable seguir algunos pasos básicos:
- Analizar la documentación: consiste en la revisión de los tipos de documentos a digitalizar y los conjuntos que los conforman (un contrato de compraventa de un inmueble puede, por ejemplo, contener recibos de pago, planos, copia de identificaciones oficiales, etcétera). Al no ser siempre iguales los materiales recopilados, aunque si del mismo tipo, puede orientarse al sistema de gestión en la computadora para que reconozca parámetros específicos que los englobarían en un mismo grupo.
- Entrenar al sistema: ligado al punto anterior, se trata de la facilitar la extracción de metadatos al sistema que, si bien reconoce diversas características documentales automáticamente, también tienen ciertas limitaciones que deben ser asistidas. Así, es posible introducir varios ejemplos de textos al programa de gestión para que pueda discriminarlos y clasificarlos considerando varias particularidades, mismas que podrán ser otorgadas manualmente fijando textos ancla en lugares específicos, expresiones típicas de cada forma y demás peculiaridades que sirvan para hacer distinción de una clase de documento.
- Hacer pruebas y ajustes: una vez que el sistema ha sido entrenado y se han fijado los parámetros de clasificación a seguir, toca corroborar que efectivamente se han ordenado los documentos electrónicos de forma adecuada y hacer los ajustes pertinentes en caso de errores. Una vez bien definido todo esto en el software, se puede lograr entre un 80 y 90 por ciento de extracción de metadatos y clasificación correctas de los materiales ingresados.
Cuando un sistema de gestión documental marcha sobre ruedas, el proceso de digitalización se hace de forma constante e inmediata con todo el nuevo material generado diariamente, lo que optimiza en gran medida las operaciones de cualquier compañía.
Si requieres contar con un sistema así para tu empresa y no sabes por donde empezar, en Microformas podemos ayudarte. Contáctanos y permítenos asesorarte en tus procesos de digitalización documental, incluyendo la digitalización de expedientes y más.
