En la actualidad, las empresas no son las únicas beneficiadas al implementar un proceso de gestión documental, ya que a través de estas soluciones digitales el gobierno puede mejorar los servicios y poner al alcance de la ciudadanía una forma más fácil de realizar sus trámites.
Por ello, hoy te contaremos sobre la digitalización en el gobierno: su importancia, los puntos clave y las soluciones que ayudan a brindar mejores servicios.
La importancia de la digitalización en el gobierno
La pandemia por COVID-19 puso en evidencia la importancia de contar con servicios digitales para al público, en especial en el sector gubernamental; ya que al digitalizar los procesos se aumenta la eficiencia, transparencia, seguridad e implementación de una serie de ventajas que son deseadas por todos los ciudadanos.
En general, los gobiernos deben considerar los siguientes puntos clave:
- Tener una base de datos de la población
- Estructurar sistemas y procesos para digitalizar la información
- Contar con sistemas confiables para realizar trámites en línea
- Crear una infraestructura tecnológica para alojar diversos tipos de trámites en un solo lugar
- Tener plataformas para pagos en línea que sean seguros y aptos para diferentes métodos de pago
Al implementar un proceso de digitalización, los gobiernos deben estar abiertos a diseñar procesos que eviten la burocracia excesiva y logren satisfacer las expectativas de ciudadanos y empresas.
Los ciudadanos no solo prefieren los servicios digitales que les eviten tener que acudir de forma presencial a las oficinas de gobierno. Al mismo tiempo, los esfuerzos de digitalización de los gobiernos pueden ayudar a concienciar a la ciudadanía, enviarles recordatorios sobre pagos, realizar campañas digitales y otros servicios.
¿Cómo funciona el gobierno digital?
Un sistema de gobierno digital es mucho más que digitalizar procesos. Consiste en adoptar procesos eficaces para la entidad a la que se gobierna ya que no es lo mismo atender un municipio con 100 mil habitantes que con 500 mil.
El gobierno digital es una oportunidad para fomentar el bienestar de los ciudadanos al fortalecer la confianza pública a través de servicios digitales que son más cercanos e inteligentes.
La digitalización del gobierno requiere poner atención en:
- La capacidad de involucrar a ciudadanos y empresas para llevar a cabo su trabajo.
- Métodos y herramientas que se usan para proporcionar servicios.
- Enfoque para compartir datos útiles.
- Contar con habilitadores organizacionales que apoyan a los gobiernos a crear estrategias para implementar las soluciones tecnológicas.
Centrarse más en los beneficios que en los procesos tecnológicos
Si bien digitalizar procesos gubernamentales requiere procesos tecnológicos robustos y exitosos, es indispensable centrarse en la experiencia del usuario. Se debe considerar que los usuarios de los servicios será cualquier tipo de persona, desde microempresarios hasta personas sin conocimientos informáticos, que realizan un trámite en línea por la lejanía o falta de disponibilidad de tiendas físicas cercanas a su localidad.
Para esto, los gobiernos deberían digitalizar primero los servicios que requieren un mayor volumen y los que conllevan procesos más costosos y que requieren mayor mano de obra. De este modo podrán agilizar otros que resulten más simples y menos demandados por la sociedad.
La tecnología de gestión documental permite hacer análisis para conocer la cantidad de usuarios que utilizan los servicios y predecir cuántos lo usarán. Esta data permite tomar decisiones en temas de bienestar social, seguridad pública, atención médica, prevención del delito, entre otras que son de gran importancia para la sociedad.
Una vez que los gobiernos han recopilado datos de forma exhaustiva, deben administrarse de forma que respeten la privacidad de los ciudadanos, al mismo tiempo que permiten crear estadísticas para brindar mejores servicios a la población.
Ciberseguridad en los gobiernos digitales
De la misma forma que en el sector privado, la seguridad en la digitalización del sector gubernamental debe prevenir riesgos de robo de información, fraude, así como ataques cibernéticos como el hackeo y secuestro de la información.
Este punto es indispensable para evitar los costos financieros y evitar que la confianza de los usuarios hacia las instituciones se vea disminuida.
El mayor reto es garantizar acceso a la información, transparencia al mismo tiempo que se evita la corrupción, el fraude y el robo de datos.
¿Cómo poner todo esto en práctica?
La transformación digital en el rubro gubernamental requiere la asesoría de profesionales, desde la digitalización de documentos hasta la implementación de soluciones virtuales que satisfagan las necesidades de la ciudadanía en cuestiones de rapidez, confianza y seguridad.
Los gobiernos deben comprometerse con los ciudadanos para llevar a cabo planes para digitalizar los trámites que alivien la presión y mejoren su calidad de vida.
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