En otras ocasiones, hemos hablado acerca de la conveniencia de la digitalización masiva de documentos como estrategia para el buen funcionamiento de cualquier organismo gracias a la disponibilidad rápida y confiable de información, pero ¿qué pasa cuando la digitalización se requiere bajo demanda?
Digitalización bajo demanda: qué es y cuándo es conveniente
La digitalización bajo demanda es cuando de manera aislada se necesita pasar a formato electrónico algún documento, fotografía, plano u otro material por el estilo, que no forme parte de un plan de digitalización ni se encuentre ya en este tipo de acervo.
Esto sucede, sobre todo, con documentación que por razones de practicidad o presupuesto se ha excluido de la digitalización, o bien cuando no se ha tenido una estrategia como tal y todo el archivo se encuentra en físico.
Ejemplo de ello son las bibliotecas que, en ocasiones, sólo cuentan con el recurso para el escaneo de las colecciones de libros con mayor demanda y dejan muchos ejemplares sólo en papel, o los archivos muertos de las compañías que, a veces, son descartados para un proceso así debido a que su importancia aún no ha sido bien evaluada. Sin embargo, todos esos documentos pueden llegar a ser de utilidad para investigadores académicos, abogados, peritos, etcétera, que solicitan a la institución la información en digital.
Una vez atendidas las peticiones antes expuestas, queda al organismo la posibilidad de aprovechar ese material o desecharlo, por lo que se tiene que hacer un análisis de si en verdad tendrá un valor para alguien más.
Por lo general, es recomendable guardarlos para ir completando carpetas, colecciones, series u otras agrupaciones de documentos que, aunque no estaban previstas, pueden irse almacenando y ordenando correctamente, sin incluirlas en otros ficheros ya existentes si alteran su orden o no pertenecen al mismo contexto.
¿Cómo debe hacerse la digitalización bajo demanda?
Como se ha dicho, este proceso inicia con la petición de un solicitante y luego el organismo que entrega el documento digital en respuesta debe seguir los siguientes pasos:
- Digitalizar la documentación solicitada según su naturaleza, es decir, separando cuadernos, expedientes, engargolados y otros similares, de papeles sueltos, generando los primeros en extensión PDF y los segundos en TIFF, JPG o PNG.
- Evaluar si el material digitalizado tiene o podría tener algún valor para otros usuarios o para el mismo organismo, ya sea para divulgación o consulta.
- No mezclar la información con otros archivos digitales si está descontextualizada de estos.
- Hacer ficheros propios para los nuevos archivos digitales.
Como se ha visto, la digitalización bajo demanda puede ser una opción para ir completando este proceso en todo un archivo si se han dejado algunos documentos sin pasar por ello o bien un inicio para pensar en hacer una a escala masiva.
Cualquiera que sea el caso, en Microformas podemos ayudarte. Contamos con personal experto para realizar labores de digitalización de expedientes y de grandes volúmenes de material en distintos formatos de manera rápida y eficiente, o bien con el equipo de escaneado necesario para que puedas hacerlo por cuenta propia. Contáctanos y solicita una cotización.
