La información que generan las empresas diariamente no sólo es un gran volumen de datos, sino que además, cuenta con características únicas que definen la forma en la que podrá gestionarse para que la empresa pueda utilizarla en el futuro para mejorar su productividad y potencializar su crecimiento.
Cuando de datos se trata se puede hacer una división entre los datos estructurados y los no estructurados. A continuación hablaremos de las diferencias y cuáles son los retos para gestionar la información.
Datos estructurados
Se trata de toda la información que está contenida en bases de datos, es decir, que tiene una estructura como en filas y con columnas y está ordenada y clasificada de tal manera que se pueda tener un fácil acceso a ella a través de un sistema de gestión de documentos.
Una imagen de ello serían todos los datos archivados de manera organizada, identificada y etiquetada en un mismo lugar. Generalmente este tipo de información no causa mayor problema a las empresas ya que todo está relativamente ordenado y pueden acceder a los datos fácilmente.
Datos no estructurados
Son aquellos datos que no tienen una estructura identificable, es decir, es información que está desorganizada y sin valor hasta que puede ser identificada y organizada. Los datos estructurados es el tipo de información que más predomina en las empresas, se estima que hasta el 80% de sus datos está en este formato.
Algunos ejemplos de datos no estructurados son:
- Archivos en formato PDF
- Audios
- Videos
- Correos electrónicos
- Imágenes
Retos de la gestión de información
Al ser los datos no estructurados los más predominantes en las empresas, el reto se encuentra en cómo organizar la información para que pueda ser aprovechada al máximo. Actualmente existen sistemas informáticos que ayudan en la organización de este tipo de información para hacer más fácil su clasificación, almacenamiento y uso posterior, sin embargo, es importante aclarar que no todos los datos no estructurados pueden tener una gestión perfecta.
Por ejemplo, en el caso de un correo electrónico habrá información que se puede estructurar como el remitente, hora de envío o fecha, pero el contenido no será sencillo de clasificar y es probable que no pueda ser compatible con sistemas relacionales.
En conclusión, la mayoría de las empresas están dejando de usar información muy valiosa a través de los datos no estructurados. Ahora que ya identificaste los datos que puedes estar perdiendo lo importante es encontrar una solución para la gestión de toda la información del negocio.
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