Si ya has iniciado tu proceso de gestión documental o has hecho ya la digitalización masiva de tu archivo, probablemente te encuentres ahora con nuevos retos para procurar que toda esa información pueda perdurar a través del paso de nuevas administraciones y rotación de personal de tu organización, pues quizás no todos estén instruidos adecuadamente para seguir manteniendo este trabajo en orden.
Así, por ejemplo, las instituciones gubernamentales encargadas de concentrar documentos históricos, académicos, administrativos y demás, deberán ahora ir perfeccionando sus labores en este sentido, pues si bien la Ley General de Archivos que entró en vigor en enero de este año fue un inicio, ahora toca procurar que todo el material digitalizado se preserve siguiendo los principios de confiabilidad y verificabilidad a través del tiempo.
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Partiendo de esto, aquí te presentamos algunos puntos clave que siempre deben tenerse en mente para la preservación de documentos digitales.
- Fijar estándares mínimos: es indispensable definir los estándares que debe cumplir todo documento digitalizado, como los formatos, niveles de descripción y pertinencia.
- Gestión: los procesos de transferencia de registros al almacenamiento deben ser seguros, hechos bajo un plan determinado y contar con revisiones periódicas.
- Mapeo: se debe capturar la información descriptiva suficiente para que todo documento pueda ser localizado fácilmente en la base de datos.
- Recursos adecuados para los usuarios: debe considerarse siempre el formato más apropiado para que la lectura del documento pueda realizarse de forma sencilla por parte de los usuarios.
- Normalización de archivos: se deben tener claros los procedimientos a seguir para normalizar todos los archivos que integren una base de datos para que estos respondan a las mismas características.
- Monitoreo riguroso: todos los procesos deben ser verificados constantemente a manera de que puedan proporcionar la información necesaria en caso de una auditoría.
- Instauración de políticas adecuadas: se trata de la redacción de los motivos por los que se hace la preservación digital y cómo es que se efectúa, esto con un lenguaje legible tanto para quienes estarán involucrados en la tarea como para los usuarios, por lo que debe ser un documento claro y conciso en la medida de lo posible. Aquí se plantean los propósitos de la organización al realizar esta labor, sus objetivos, beneficios, riesgos y cómo se alineará esto con otras metas estratégicas.
Si aún no has iniciado tu proceso de digitalización de tu archivo o necesitas ayuda para continuar con una buena gestión de éste, en Microformas podemos ayudarte. Llámanos y permítenos brindarte una asesoría personalizada.