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El gestor documental se ha convertido en una herramienta vital para el desarrollo de una empresa ya que se trata de un sistema que permite manejar, gestionar, tratar, publicar y almacenar los documentos que genera la organización, en términos generales sirve para la automatización de procesos de trabajo.
La gestión documental, también conocida como ECM por sus siglas en inglés (Enterprise Content Managment) es la solución para que las empresas comiencen la transformación digital que les permita tener un crecimiento y adaptarse a los nuevos métodos de trabajo.
Si estás por implementar un gestor documental aquí te dejamos algunos consejos para sacarle el mejor provecho a la plataforma ECM:
- Primero determina claramente cuáles son los objetivos de tu empresa: antes de su implementación has una análisis de las áreas en las cuáles te gustaría ver resultados y define exactamente qué es lo que esperas, eso te ahorrará muchas horas perdidas y errores al momento de elaborar flujos de trabajo.
- Utiliza métricas para medir el impacto del gestor documental: una de las principales objeciones para usar la gestión documental tiene que ver con la inversión, sin embargo, hay un método que te ayudará a darte cuenta del impacto real y los beneficios, esto es a través de métricas. Define los indicadores clave y compara el antes y después de la implementación.
- Da prioridad a los proyectos más relevantes: para asegurar una mayor satisfacción del uso del gestor documental inicia con los procesos más importantes para tu empresa, es decir, aquellos que tengan un mayor impacto, así comenzarás pronto a ver resultados positivos y será más sencillo terminar la implementación en el resto de la empresa.
- Selecciona la manera más eficiente de búsqueda de información: uno de los problemas que resuelve la gestión de documentos es facilitar la consulta de documentos, para asegurar que el proceso será más sencillo selecciona cuál es la mejor manera de indexar la información, toma en cuenta cómo sería la manera más lógica de búsqueda y trata de que todo quede lo más relacionado posible.
- Comparte la información con los colaboradores: la mejor manera de asegurar el éxito de la implementación del software documental es involucrar desde el inicio a los colaboradores ya que al final serán ellos los que también lo usarán. Organiza al equipo de tal manera que todos puedan involucrarse ordenadamente, de esta forma también sentirán que son parte del proceso y además de darte ideas para mejorar los flujos de trabajo ellos mismos buscarán sacar el mayor provecho de la herramienta.
