En la actualidad, las empresas se hacen cada vez más conscientes de la necesidad de una transformación digital en el manejo de sus archivos. Dice un refrán que la información es poder, y por ello es indispensable crear formas más efectivas para acceder a ella, resguardarla y protegerla contra accidentes o robos.
Como consecuencia del desorden de papeles en las empresas, los empleados gastan un 50% de su tiempo en buscar documentos en papel, ya que un 7% de los archivos generales se pierden y el 3% están mal archivados. Si bien el sistema de archivo de documentos en papel puede mejorar, las empresas se enfrentan a otros problemas, como los costos de impresión, almacenamiento y mantenimiento.
Por lo anterior, la digitalización es la mejor solución para la gestión documental, que encamina a las empresas hacia un entorno sin papeles, que es más amigable con el medio ambiente y muy rentable para las organizaciones al minimizar la necesidad de imprimir y acumular papeles, de los cuales el 80% ya no se utiliza.
Por otro lado, las tecnologías de información (TIC’s) han facilitado las tareas de facturación, declaración de impuestos, entre otros documentos que son clave en las finanzas de las empresas, y que en la actualidad tienen una versión digital, de la cual se pueden generar copias de seguridad, controles de acceso para que solo los usuarios con permiso puedan visualizarla, facilidad para gestionar la información desde cualquier lugar del mundo, entre otros beneficios.
Cómo avanzar hacia la gestión documental digital
- Definir objetivos. Plantearse un objetivo para depurar los archivos muertos será de gran ayuda para saber cómo y qué acciones realizar para alcanzarlo.
- Conocer las opciones. Con el rápido avance tecnológico en materia de gestión documental, cada día surgen nuevas oportunidades para ordenar la información, acceder a ella y mejorar la productividad en la empresa.
- Acudir con los expertos. El paso principal puede darse una vez que se tenga la asesoría de un experto para elegir la apuesta más segura de acuerdo a las necesidades de la empresa, las características de su información y los objetivos a alcanzar.
De cara hacia la nube
Los sistemas de gestión documental actual se basan en sistemas en nube, ya sea en servidores privados, públicos o en versiones híbridas, que incrementan la seguridad en el acceso a la información, así como la capacidad de almacenar una gran cantidad de documentos digitales, por lo que se trata de una inversión rentable, que además de ayudar a eliminar el desorden de papeles, optimizará el tiempo de los empleados al acceder fácilmente a la información que buscan.
Microformas, el experto que tu negocio necesita
Si después de todo lo expuesto has decidido acabar con el desorden de papeles de tu negocio y migrar hacia los sistemas de gestión documental digital, en Microformas podemos ayudarte. Con una trayectoria de 43 años, nos hemos consolidado como el referente más importante en soluciones y servicios integrales de digitalización de documentos, servicios archivísticos, resguardo de información y servicios de seguridad en el manejo de dinero.
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