¿cómo preparar documentos para ser escaneados?

Cómo preparar documentos para ser escaneados

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Una de las prioridades de las empresas actuales es convertir a formato digital todos sus documentos en papel; para poder asegurarnos de que todos los documentos son legibles y de alta calidad, necesitamos de escáners de documentos para la digitalización. Sin embargo, hay varios pasos a seguir para tener preparados los documentos y evitar confusiones o errores durante el proceso.

Dentro del entorno laboral, la digitalización de documentos se ha vuelto indispensable, ya que la información es el capital más valioso de toda empresa. Contar con herramientas digitales para gestionar documentos ha permitido a las organizaciones agilizar sus procesos de trabajo cotidiano, así como la accesibilidad, búsqueda y consulta de la información; además, el contar aún con varios documentos impresos y sin una base de datos documental o repositorio virtual, se generan gastos adicionales como bodegaje, archiveros, grandes cantidades de papel y tinta y tiempo perdido por la dificultad de localización de la información.

Para convertir nuestros documentos a un formato digital, debemos seguir los siguientes pasos, con el fin de preparar la información y asegurarnos de que es capturada, legible y de buena calidad:

  1. Localizar los documentos a digitalizar y asegurarnos de que estén completos y en orden.
  2. Extender las hojas con cuidado y suavizarlas.
  3. Retirar las grapas, clips y sujetadores con cuidado para no maltratar las hojas.
  4. Colocar cinta adhesiva blanca en las hojas desgarradas o maltratadas; podemos colocarla en la parte posterior de la hoja para que no salga en la imagen digitalizada.
  5. Identificar aquellos documentos ilegibles o que no cumplan con los criterios de digitalización y separarlos para capturarlos de forma independiente. Del mismo modo, debemos separar aquellos documentos que requieren mejoras mediante técnicas digitales.
  6. Alinear las hojas a la misma orientación, de modo que la parte superior de cada página queden de la misma forma.
  7. Ordenar los documentos por lotes de acuerdo al tamaño, color, fecha, tipo de documentos, etc.
  8. Registrar y separar los archivos que se han digitalizado.

Es muy importante saber si podemos preparar y digitalizar documentos en casa o si se requiere de la intervención de profesionales; en Microformas podemos ayudarte a digitalizar, capturar datos, mejorar la legibilidad y calidad de imagen de los documentos escaneados y mucho más.

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