Utilizar un gestor documental para administrar la información que genera una empresa ha demostrado brindar importantes beneficios, pero saber el impacto positivo que tiene la gestión digital de documentos no es suficiente para elegir la mejor opción.
Uno de los principales retos que enfrentan las empresas que han decidido incorporar un gestor documental a sus procesos es conocer cuál es el mejor programa que se adapta a sus necesidades. Actualmente existe un amplia variedad de gestores de dónde elegir, a continuación te diremos cómo elegir un programa de gestión documental para tu empresa.
-Dedica tiempo a su búsqueda: lo primero que debes saber es que es muy importante que te tomes el tiempo necesario para realizar la búsqueda del programa, recuerda que tomar una mala elección afectará los procesos diarios de la organización, recuerda que es una inversión a largo tiempo.
-Define el uso del gestor: aunque los gestores son muy parecidos cada uno tiene sus propias virtudes, por ello debes definir exactamente para qué lo necesitas, para hacerlo es recomendable “retratar” un día común de trabajo y detallar las actividades que se realizan, con qué frecuencia, quiénes son los responsables, cuáles son los principales problemas, así podrás darte cuenta de las necesidades reales de gestión y sabrás qué es lo que necesita realmente tu empresa.
-Analiza el gestor previamente: se puede decir que todos los gestores documentales podrían ser útiles para una empresa ya que cumplen con requerimientos mínimos de operación, pero algo que hará la diferencia es su uso. Y es que al final de día ponerlo en práctica será el momento decisivo para valorar su utilidad y el impacto que tiene en la productividad de la empresa.
Aunque hay que aclarar que todo programa nuevo requiere de una curva de aprendizaje al final el software debe brindar las herramientas necesarias para facilitar el trabajo cotidiano. Es recomendable valorar los programas en los periodos de pruebas que se ofrecen para conocer la facilidad y viabilidad de su uso en nuestra industria.
Cada gestor tiene puntos fuertes, por ejemplo, algunos se centran en la carga masiva de datos, otros están optimizados para gestionar una gran cantidad de documentos, otros como DocuWare cuentan con potentes procesos que permiten integrar y automatizar toda la información de la organización.
En conclusión para elegir un programa de gestión documental se debe analizar cuál será su uso, evaluar si las condiciones del software de adaptan a las necesidades de la empresa, probar las funciones del programa y tener el tiempo necesario para tomar la decisión.
