La cantidad de información que generan las empresas las lleva a buscar soluciones como el sistema de gestión de documentos para resolver sus problemas de control de información, además de obtener beneficios como una mayor productividad y eficiencia de sus actividades diarias.
La gestión documental será de gran ayuda para los negocios siempre y cuando ésta tenga una correcta implementación en donde todos los involucrados realicen las actividades correspondientes para asegurarse que sacarán el máximo provecho.
Lamentablemente muchas empresas no logran consolidar la implementación del gestor documental como esperaban, algunas de las razones pueden deberse a fallas tecnológicas o de organización, sin embargo, el principal detractor es la adopción deficiente de los usuarios.
Los empleados se muestran recios en su uso y se convierten en un factor decisivo para una mala o tardía implementación. Una de las principales razones por las que esto sucede es porque se tiene la idea de que un sistema de estas características va a forzar un cambio en el comportamiento y trabajo de los colaboradores, lo que implica trabajo extra a sus funciones.
Sin embargo, con la digitalización de documentos, y los avances en los gestores documentales, éstos ya cuentan con una mayor facilidad para su uso, configuración, así como con las herramientas de colaboración necesarias que garantizan una implementación más sencilla y útil.
Y es justo la colaboración, la clave para el éxito de la gestión documental, ya que es la única forma en la que se las personas podrán ver los beneficios de su uso y se darán cuenta que en realidad es una herramienta que los ayudará en sus actividades y no algo que no les será útil.
Cuando un gestor cuenta con buenas herramientas de colaboración los empleados no resienten un cambio negativo en su trabajo cotidiano. Un gestor documental debe contar con las siguientes características de colaboración:
- Proporcionar espacios de trabajo para proyectos virtuales que mejoren el sistema tradicional de presentaciones en papel.
- Tener un repositorio de información que esté al alcance de todos los usuarios en cualquier momento para su uso.
- No sólo debe organizar la información, sino también presentar el contenido con el contexto del proyecto y permitir la creación de tareas colaborativas como notas, enlaces, calendarios o hilos de discusión.
- Debe tener una interfaz intuitiva y fácil de usar.
- Permitir flujos de trabajo donde se pueda editar y aprobar la información.
- Enviar notificaciones cuando haya cambios en el proyecto.
- Contar con procesos de aprobación.
Para que los empleados de una empresa puedan tener una buena experiencia de un gestor documental éste debe tener herramientas de colaboración que permita tener una mejor adopción y aprovechar los beneficios del gestor.
En Microformas podemos ayudarte a encontrar el gestor documental que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa para garantizar que se convertirá en una herramienta de cambio que elevará la productividad de tu negocio. Además, te invitamos a explorar nuestro blog sobre procesamiento de documentos, donde descubrirás cómo optimizar aún más la gestión de información en tu empresa. Conoce más de nuestras soluciones, contáctanos.
