Claves para la organización de un archivo

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Cuando de organización de documentos se trata pueden existir diferentes métodos de organización. Cada persona puede implementar su propio método para la organización de documentos, sin embargo, no significa que estas técnicas sean efectivas para todos, sobre todo en aquellos casos donde se requiere la consulta constante de documentos por varias personas en un equipo de trabajo.

Para agilizar la búsqueda de documentación mencionaremos algunas claves para su organización:

Definir un protocolo: como mencionamos cada persona puede tener su propio estilo de clasificación, por ello es importante definir un protocolo que establezca cómo se hará la clasificación de los documentos, algunos de los puntos que se deben establecer es la nomenclatura del nombre del archivo, así como la distribución de las carpetas y subcarpetas.

Pero lo más importante es que esta información sea comunicada a todos los miembros del equipo con el fin de que todos respeten el protocolo y los archivos sean clasificados correctamente para que sean fáciles de encontrar.

Nombre de las carpetas: la nomenclatura de los documentos y carpetas es básico para cualquier método de organización. La recomendación es que sea sencilla, concisa, coherente y vigilar que no tenga faltas de ortografía.

Esta regla debe aplicar tanto para los archivos que se generan en formato digital como cuando se realiza la digitalización de documentos. Una buena práctica es colocar primero el nombre de la categoría a la que pertenece el documento, por ejemplo, cotización, después poner el nombre de la persona o cliente y finalizar con la fecha, si se opta por usar la fecha como nombre del documento se debe definir cómo se colocará si será con números y si se iniciará con el año o el día.

Etiquetas y colores: la clasificación de documentos utilizando etiquetas y colores viene de mucho tiempo atrás cuando antes los equipos de cómputo sólo eran utilizados para misiones especiales y se trataba de equipos muy grandes , así que las personas organizaban los archivos a través de colores y etiquetas para tener una rápida ubicación visual de los mismos.

Actualmente aún se puede seguir este método a través de la asignación de colores diferentes a las carpetas digitales, o el uso de etiquetado para las mismas. Si se opta utilizar este tipo de organización también debe quedar claro qué color representa cada carpeta y establecer las etiquetas que se usarán para evitar que se creen una enorme cantidad y ya no resulte práctico.

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