Los expedientes se utilizan para centralizar todos los documentos que tienen que ver con la gestión del asunto de una persona en diferentes áreas, por ejemplo: laboral, escolar, médico y jurídico. Tradicionalmente estos expedientes se componen de estudios, reportes, actas e información en papel, lo cual ocupa un espacio físico. Gracias al uso de la tecnología estos expedientes pueden convertirse en electrónicos.
Un expediente electrónico se compone de un conjunto de documentos digitales que se usarán para los procedimientos administrativos. Dichos documentos digitales o electrónicos es cualquier tipo de información que se genere y almacene en un soporte electrónico y que pueda ser identificado y tratado de manera individual.
Como parte de la digitalización de cualquier empresa además de contar con una gestión documental, ésta debería incluir el uso del expediente electrónico y aprovechar lo beneficios que ofrece.
Algunas de las ventajas del uso del expediente electrónico son:
- Descentraliza los trámites: al utilizar canales digitales para tramitar un expediente, esto puede hacerse desde cualquier sitio, es decir, no hay restricciones de lugar y tiempo, lo cual facilita su expedición porque ya no requiere la presencia física de una persona en una oficina central. Los usuarios tendrán más cerca los trámites administrativos.
- Transparenta su uso: al estar en formato digital el documento puede ser consultado en cualquier momento y por cualquier persona autorizada, ya no habría que esperar a que se realice una búsqueda para actualizar o consultar la información contenidos en éste, lo cual podría retrasar procesos importantes para la persona.
- Es más seguro: uno de los principales problemas de los expediente tradicionales es la pérdida de información importante debido a que los papeles pueden perderse, dañarse o traspapelarse. Con el formato digital todo se resguarda de manera segura ya que ningún documento podrá desaparecer o deteriorarse.
- Puede ser operado por diferentes personas: un expediente electrónico tiene la característica de que puede ser usado por diferentes áreas según lo determine el caso, y podrá hacerse sin necesidad de perder tiempo en el traslado de documentos de un sitio a otro, por lo que los trámites serán más rápidos.
- Permite una amplia variedad de documentos: dependiendo el tipo de expediente del cual se trate es el tipo de documento que contendrá, con el expediente electrónico no importa si es una hoja de cálculo, un archivo en PDF, un correo electrónico o la captura de datos, todo quedará perfectamente almacenado y listo para su consulta de manera rápida y fácil.
