Uno de los aspectos más importantes para el desarrollo de todo empresa y organización son los datos, éstos son la base para el correcto funcionamiento, así como para la toma de decisiones y la creación de estrategias comerciales, es por ello que deben de tratarse con mucho cuidado, sin embargo, no siempre se tiene el cuidado necesario para hacerlo porque no se cuentan con los procesos correctos para su captura y almacenamiento.
Cuando las empresas se dan cuenta de la importancia de tener en orden y a la mano todos los datos de la operación de su empresa como puede ser desde facturas, datos de los clientes u órdenes de compra es cuando comienzan a buscar la manera de cómo salvar la mayor información posible, lo cual se traduce en invertir muchas horas de trabajo y destinar al personal para que hagan una capturación de datos y ordenen la información, sin embargo, este no es siempre el mejor proceso para realizarlo.
El principal problema al que se pueden enfrentar es la falta de experiencia de quienes tengan que digitalizar la información, al no ser su área de trabajo, es muy probable que cometan errores, emitan detalles importantes y que no exista una dirección de qué se debe realizar para que esos datos puedan ser de valor para el crecimiento de la empresa, lo cual provocaría un daño mayor en la organización del que ya hay.
Por eso es recomendable acudir con profesionales que nos ayuden a organizar los datos. Los beneficios serán mayores ya que la captura, edición y almacenamiento de la información se hará de forma más eficaz, se reducirán los errores humanos, el tiempo para hacerlo será menor y al final hasta se podrá notar un ahorro en los recursos tanto humanos como económicos.
Los datos se pueden capturar de forma manual y automática, esta segunda opción otorgará mayores beneficios ya que se puede agilizar el proceso con la ayuda de herramientas tecnológicas de gestión y reconocimiento de documentos. Este tipo de reconocimiento se puede realizar con dos medios como Docuware, el cual hace un reconocimiento de los documentos estructurados y los datos se capturan automáticamente y Kofax que es un sistema de digitalización que clasifica y reconoce la tipografía de molde y manual y procesa los documentos de forma estructurada y automática.
