En la actualidad, la transformación digital es fundamental para el éxito de las empresas en un mercado cada vez más competitivo. La necesidad de adoptar tecnologías innovadoras y eficientes se ha vuelto imperativa para mejorar la productividad, la eficacia y la calidad de los procesos empresariales.
Una de las tecnologías más interesantes es la Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés), que permite configurar un software o “robot” para realizar tareas repetitivas que normalmente son realizadas por personal humano.
A pesar de ser una herramienta con la que se obtienen resultados positivos a corto y mediano plazo, muchas empresas consideran que es difícil de implementar, especialmente cuando buscan un programa escalable y que abarque muchos procesos en la empresa. Por esta razón te contaremos cómo implementar la tecnología RPA en tu empresa.
Conocer y entender la tecnología RPA
Antes de siquiera considerar una implementación de RPA, es indispensable que la empresa conozca exactamente en qué consiste esta tecnología, cómo funciona, qué procesos pueden actualizarse y cuáles no.
A grandes rasgos, la tecnología RPA ayuda a que las organizaciones sean más eficientes al delegar tareas repetitivas y manuales a los robots software para que las realicen. Sin embargo, estos programas no aprenden, piensan ni deciden cómo actuar por sí mismos, sino que deben ser programados.
Detectar tareas para automatizar
Para que la inversión e implementación de RPA sea realmente eficaz, es indispensable que se detecten suficientes tareas y procesos que se puedan automatizar. Este, quizás, es el desafío más grande al que se enfrentan las empresas que desean la implementación de procesos robóticos, especialmente las que optan por algún sistema sin haber realizado un trabajo previo para detectar procesos aptos para ser automatizados.
Idealmente, para conocer los procesos con potencial para ser automatizados se recomienda acercarse a especialistas o consultores de estas tecnologías para que en conjunto detecten tareas y flujos de trabajo que justifiquen o ameriten la automatización.
Asimismo, integrar a los empleados en la búsqueda de tareas que pueden ser automatizadas permite hacer una elección más eficaz y estratégica.
El proceso consiste en:
Identificar áreas de oportunidad
En primera instancia, se debe comenzar analizando poco a poco las tareas de cada empleado y los procesos que se realizan en la empresa. Puedes comenzar con las tareas repetitivas, que se realizan de forma rutinaria y a diario. Por ejemplo, procesamiento de facturas y conciliación de cuentas.
Elegir los primeros casos y definir los criterios
Una vez que hayas identificado una lista de procesos que tengan potencial para su automatización, el siguiente paso es seleccionar aquellos que sean más adecuados para este propósito. Para ello, es necesario realizar un análisis detallado que permita evaluar factores como la frecuencia con la que se realizan las tareas, la periodicidad, el tiempo que se puede ahorrar al automatizarlas, el esfuerzo que se requiere para realizarlas manualmente y que se necesita para automatizarlas. Al tomar en cuenta estos factores, se pueden seleccionar los proyectos o procesos más viables para su actualización y mejora mediante la implementación de tecnologías de automatización, como RPA.
Con estos mismos parámetros y la adición de otros más, es posible evaluar si la automatización es exitosa.
Crear un programa piloto
Evidentemente, cada empresa es diferente y las soluciones RPA se aplican de distinta forma en cada organización, e incluso en cada tarea. Por esta razón, la puesta en marcha de la herramienta suele realizarse con un programa piloto.
En este primer proyecto se probará la tecnología RPA, el éxito de las tareas automatizadas, la facilidad con la que los empleados trabajan, el tiempo que queda disponible para realizar otras tareas, entre otros.
Medir y documentar los resultados
Una vez definidos los criterios para medir el éxito, es más sencillo medir los resultados del proyecto piloto, así como de cada proceso que se automatiza. Documenta cada etapa por día, semana o mes desde la implementación, anota los precios, los tiempos que tomó definir flujos de trabajo, la precisión con la que se realizan las tareas, el tiempo ahorrado y el grado de intervención humana en cada tarea.
Expandir las tareas y repetir procesos
Si el resultado del proyecto piloto fue positivo, puedes avanzar con los siguientes procesos para automatizar más tareas. En cada caso, es indispensable repetir los pasos para asegurarte de que la tecnología RPA es la solución para esas tareas.
Elige al proveedor indicado
Gran parte del éxito en la implementación de la tecnología RPA y del aprovechamiento de sus beneficios, radica en la elección correcta del proveedor de software. Un especialista te guiará en cada etapa, resolverá tus dudas y tendrá un programa adecuado para los requerimientos de tu empresa.
En resumen, la implementación de automatización robótica en tu empresa puede ser una excelente manera de mejorar la eficiencia, reducir errores y liberar a tus empleados para que se centren en tareas más valiosas. Si estás interesado en explorar la posibilidad de implementar RPA en tu empresa, no dudes en contactarnos. En Microformas ofrecemos soluciones de Automatización Robótica de Procesos diseñadas específicamente para empresas en rubros como seguros, banca, finanzas, cuidado de la salud, manufactura, entre otros. Estamos comprometidos en ayudarte a llevar a tu empresa a un nuevo nivel de eficiencia y productividad. ¡Contáctanos hoy para obtener más información!
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