Contar con toda la información de nuestra empresa desde cualquier sitio del mundo es una ventaja que la tecnología actual nos permite con hacer solo algunos cuantos clics desde nuestra computadora, sin embargo, para lograr una máxima eficiencia de esto, es preciso contar con las herramientas de gestión documental necesarias, sobre todo cuando se manejan grandes volúmenes de materiales.
Así, aunque plataformas como Google Drive, Dropbox y Box.inc ofrecen una alternativa de almacenamiento gratuito en la nube, quizás puedan quedarse un poco cortas frente a otras de dominio particular, ya sea por espacio, control de la información o seguridad.
Aunado a ello, si tu negocio ya cuenta con su propia página de internet y un espacio en la nube, podrás implementar desde allí programas más avanzados que no solo te permitirán almacenar archivos, sino también clasificarlos automáticamente para que los tengas siempre disponibles y en orden.
Algunas ventajas de tener un archivo online en tu propio dominio son:
- Mayor confidencialidad y seguridad: contar con una nube propia te da la posibilidad de instalar dispositivos de seguridad superiores a los de otras plataformas, según el grado de relevancia y confidencialidad de los documentos que vayas a almacenar.
- Vinculación a correos electrónicos y página web de la empresa: podrá manejarse toda la información, transferencia de datos y comunicación a través de un mismo canal perteneciente a la propia empresa y no a terceros.
- Posibilidad de enlace con redes locales: el uso de almacenamiento local o NAS (Network Attached Storage) es cada vez más común en las empresas, pues con esto poseen ellas mismas toda su base documental almacenada en su servidor particular, el cual, sin embargo, puede respaldarse en la nube e interconectarse para llevar un buen control de cambios, esto con la debida configuración para tener acceso desde fuera de la LAN (Local Area Network) correspondiente.
- Implementación de software especializado: más allá de resolver el problema de almacenamiento, es indispensable contar con una buena gestión documental, ya que suele pasar que, de manera personal, nos llenamos de gran cantidad de archivos no clasificados de entre los cuales resulta engorroso buscar después uno en específico. Este problema, llevado a nivel empresarial, significa grandes pérdidas de dinero por ineficiencia operativa, por lo que contar con plataformas de gestión de contenido profesional como OnBase o Docuware es una solución bastante plausible, si se considera que la correcta administración de la información es fundamental para un trabajo óptimo.
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