Por mucho tiempo las empresas han tenido que almacenar la información que generan en archivos físicos que se han convertido en lugares que no aportan nada a las compañías y sólo representan un gasto importante para la misma. Afortunadamente este panorama ha ido cambiando con la inclusión de la tecnología en la vida empresarial.
Durante los últimos años, México ha tenido una verdadera revolución electrónica, en el ámbito laboral y empresarial tuvo sus inicios con la inclusión de la factura electrónica y poco a poco ha dado pasos importantes como: la creación de leyes que abalan el uso de la firma electrónica, regulación sobre el almacenamiento de documentos electrónicos y la reglamentación para permitir la destrucción de archivos comerciales físicos a través de la migración a medios digitales.
Con estos avances se ha logrado un importante paso para llegar al punto donde las empresas puedan decir adiós a sus archivos físicos almacenados en cientos de cajas etiquetadas que ocupaban varios metros cuadrados de su espacio, para cambiarlos por archivos digitales centralizados en un mismo sitio.
¿Qué es la NOM 151?
Debido a la renovación de la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 las empresas tienen mayores oportunidades en cuanto al resguardo de su información. En resumen esta norma hace viable simplificar los procesos, disminuir el espacio físico destinado al resguardo de la información, garantiza la integridad de documentos e incrementan su permanencia gracias a la digitalización masiva de documentos con destrucción del original físico.
La NOM 151 también avala la figura certificada de un Tercero Legalmente Autorizado que tiene la responsabilidad de constatar que la migración de documentos físicos a digitales se haga de forma integral e inalterable, y cuyo proceso permita la creación de un documento original electrónico para la sustitución del original físico.
Gracias al proceso de migración de los documentos físicos a electrónicos que fue definido por la Secretaría de Economía a través de la reglamentación se permite garantizar el resguardo de la integridad de los documentos a través de estrictos procesos de seguridad y calidad, por lo que las compañías podrán sentirse seguras al entregar sus documentos físicos a la digitalizadora y sabrán que los archivos electrónicos que reciban cumplen con las características necesarias.
Las empresas que digitalizan tienen altos estándares y garantías para respaldar sus procesos, y no se limitan sólo a la digitalización de documentos en papel, sino a aquel soporte físico ya sean fotografías, planos, transparencias, y muchos más.
En Microformas podemos ayudarte con la digitalización de tus documentos físicos, contamos con los mejores equipos para proteger tus documentos y garantizar su seguridad e integridad. También tenemos soluciones en gestión documental como el software Docuware, el cual te ayudará a gestionar tu información electrónica.
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