En una época donde se vive la transformación digital de forma acelerada, aún hay empresas que cuentan con documentos en papel, y que deciden digitalizarlos por medios propios. Para ello es necesario contar con un scanner adecuado, que permita transformar un documento físico en uno digital, con excelente calidad de imagen.
Existen muchos tipos de scanners, cuyas características varían en cuanto a factores como velocidad, portabilidad, entre otros; por ello, y para que hagas una elección satisfactoria, hoy te daremos cinco tips:
- Considera el tamaño de los documentos. El primer y más importante punto es conocer el tamaño de los documentos que se van a digitalizar. De acuerdo con el sistema internacional de medición utilizado para el diseño gráfico, que va desde el A8 hasta el A0, entre mayor es el número, mayor es el tamaño máximo de escaneo del equipo.
- Valora el estado de conservación del archivo físico. Una vez más, los documentos son indispensables para elegir el scanner, analizar el estado de conservación es clave para elegir el mejor equipo de escaneo. Los scanners de tipo planetario están diseñados para digitalizar libros de carácter histórico, que necesitan una manipulación cuidadosa para prevenir que los documentos se deterioren y, al mismo tiempo, tengan una adecuada resolución de imagen. Los scanners de rodillos, por su parte, se utilizan para documentos en buen estado, que se utilizan con frecuencia o que se crearon recientemente.
- Determina el volumen de escaneo. En general, los scanners se miden por la velocidad de páginas por minuto digitalizada, lo cual nos indica el volumen de archivos digitales que se pueden obtener por día, semana y mes. El ciclo de trabajo diario recomendado se calcula con base en la duración de los consumibles, y si se rebasa dicho ciclo pueden disminuir la duración de los mismos.
- Tiempo disponible para la digitalización. Es muy importante considerar el tiempo que se dispone para llevar a cabo la conversión de archivos físicos a digitales, puesto que no es lo mismo digitalizar 5 cajas de archivos en una semana, que hacerlo a lo largo del mes. El tiempo en que tarda la digitalización dependerá de la velocidad a la que trabaje el scanner.
- Considera el espacio disponible. En general, un escáner de bajo volumen cabe en el escritorio común de una oficina, pero si se requiere digitalizar un volumen alto, el tamaño del scanner será mayor, además hay que tener en cuenta el espacio que el encargado de la digitalización ocupará para preparar los documentos.
Ahora que ya conoces algunos tips a tomar en cuenta para la elección de tu equipo de escaneo, ponte en contacto con nosotros. En Microformas contamos con venta y renta de scanners, podrás elegir entre una gran variedad de modelos aquel que tu negocio necesita.
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