La gestión documental o ECM (Enterprise Content Management) consiste en una serie de estrategias y herramientas que capturan, gestionan, almacenan, preservan y difunden contenidos y documentos de una organización.
Todas las empresas y negocios diariamente generan o reciben documentos que pasan a formar parte de sus archivos. El ciclo de vida de la documentación surge cundo se crea o se recibe un documento, luego se gestiona, pasa al archivo, se publica y se preserva o elimina. El archivo puede ser en formato electrónico o en papel, de hecho cada vez son más los documentos que tienen un origen digital y que conviven con documentos físicos.
Gestionar esta documentación es clave para prevenir que la organización no termine envuelta en el caos debido a una falta de control y seguimiento de la documentación, es decir, por no tener una buena gestión documental.
Aunque cada vez es más común el uso de archivos electrónicos aún se seguirá conviviendo con documentos en papel, por lo que es importante tener un buen modelo de gestión que pueda adaptarse a ambos formatos y en un futuro migrar por completo a lo digital.
Implementar una gestión documental tiene importantes beneficios para las empresas, más allá de sólo mejorar su organización, algunos de los más relevantes son:
1.- Aumento de la productividad: al tener un acceso rápido y seguro a la información se reducen los tiempos de búsqueda y respuesta, y hay una mayor eficiencia y eficacia en la recuperación de los documentos. Al tener toda la información almacenada en un mismo sitio y con las mismas características de organización como descripciones, clasificación y captura, encontrar el documento correcto será mucho más sencillo, de igual manera al estar en un formato digital su envío será más fácil y automático.
2.- Ahorro de costos: la gestión documental logra la reducción de espacios donde se almacena la información, por lo que ya no es necesario rentar bodegas o comprar inmobiliario para su almacenaje. También hay una reducción del uso del papel y de las impresiones.
3.- Preservación de la información: tener toda la información resguardada en un solo lugar físico corre el riego de perderse por algún siniestro como un temblor, una inundación o un incendio o que con el paso del tiempo se deteriore pero con un buen gestor documental esos riesgos quedan eliminados.
4.- Homologación de la información: es muy común que en las empresas se realicen las mismas tareas pero de manera diferente, esto ocurre porque no hay un protocolo establecido, con la gestión documental se pueden administrar los procesos y unificarlos para establecer un mismo modelo para toda la empresa y tener la oportunidad de medir los resultados de las tareas.
5.- Movilidad: actualmente la movilidad es una característica necesaria en todos los procesos de una organización, un gestor documental permitirá que los colaboradores estén conectados en cualquier momento y lugar para consultar la información desde cualquier dispositivo móvil.
